PROTOCOLO DE BOLSILLO: LAS REGLAS DE ORO

María Jesús Fernández Torres

Prólogo

El Protocolo es en la actualidad un término que interesa y que abarca un inmenso abanico de interpretaciones. Hay una clara tendencia a asociar el protocolo con el arte de poner la mesa, a la forma de vestir para un evento determinado, a agasajar a los invitados en un aniversario… Es por ello que los profesionales que conforman esta disciplina reivindican un espacio en la profesión ya que la persona que trabaja en este ámbito conoce a fondo el conjunto de normas, técnicas y tradiciones que se aplican a la organización de los actos en instituciones públicas y privadas, habiéndose formado para ser auténticos gestores de los mismos.

Existen infinidad de definiciones del término pero no debemos considerar erróneas las diferentes interpretaciones que sobre el vocablo «protocolo» existen. Nos encontramos ante acepciones diferentes. Es innegable que el protocolo se encuentra presente en muchas facetas de nuestra vida y es importante subrayar que no implica servilismos ni servidumbres. El término tiende a asociarse, de forma errónea, a la aristocracia, a la realeza y a las grandes fortunas. Desde mi punto de vista, el protocolo está muy relacionado con la urbanidad, independientemente del rango o alcurnia de la persona, y va ligado a la importancia de saber ser, saber estar y saber relacionarse. Vivir en sociedad implica necesariamente interaccionar con nuestros semejantes y esta relación debe hacerse desde el respeto, las buenas maneras y la educación. Asimismo, el vivir en sociedad lleva aparejado acatar una serie de pautas de convivencia, una serie de normas de urbanidad, un saber estar y conocimientos sobre las formas de proceder cuando se asiste a actos, bien sean de carácter público o privado. Pero el saber estar y la urbanidad radican en la importancia de enseñar desde la infancia determinadas conductas, humanizando a nuestros menores, inculcándoles la importancia de respetar a los demás.

La esencia del protocolo se basa en ordenar a las personas cuando las mismas interactúan en terrenos tanto públicos como privados y esta disciplina se ha convertido en una necesidad en prácticamente todos los sectores sociales y puede aplicarse no solo en el terreno oficial o profesional sino también en el individual, en el ámbito del hogar.

Hay que subrayar la estrecha relación existente entre ceremonial, etiqueta y reglas de cortesía, como ejes que conforman el protocolo. El ceremonial, se entiende como el conjunto de formalidades necesarias para desarrollar un acto público. La etiqueta es aquella que determina la solemnidad y la importancia de la ceremonia de un acto. Por último, las reglas de cortesía y educación son fundamentales para mostrar respeto hacia nuestros semejantes y a sus usos y costumbres.

Esta obra pretende abordar los fundamentos básicos del protocolo de una forma sencilla para acercarlo a la población en general y para solventar muchas dudas que suelen generarse a nivel individual y colectivo respecto a esta disciplina, sobre todo en lo concerniente al protocolo social.

Las siguientes páginas constituyen una recapitulación y compilación de las investigaciones y de los tratados de los más egregios teóricos en esta disciplina. Expertos en la materia como Fernando Ramos, Dolores del Mar Sánchez González, María Teresa Otero Alvarado y tantos otros contribuyen a avanzar en este campo de estudio.

Es importante destacar que el protocolo, sea del tipo que sea, debe caminar y adaptarse a los tiempos que corren, si bien hay cuestiones de peso que no serán objeto de tal cambio. El protocolo se basa en la costumbre y la costumbre cambia y evoluciona y, lo que en un pasado era obligatorio, en un presente puede ser optativo. Por ello, no hay que pasar por alto que el protocolo se ha flexibilizado.

Capítulo I. Introducción al protocolo

Existen multitud de definiciones de protocolo pero, para comenzar, hay que subrayar que la locución proviene del latín «protocollum», que a su vez procede del griego «prōtókollon» y que significaba la primera hoja de un escrito con los datos de su autentificación.

Si nos remitimos al diccionario de la Real Academia Española (2019), el término «protocolo» posee cinco acepciones, a saber:

• Serie ordenada de escrituras matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades.

• Acta o cuaderno de actas relativas a un acuerdo, conferencia o congreso diplomático.

• Conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes.

• Secuencia detallada de un proceso de actuación científica, técnica, médica, etc.

• Conjunto de reglas que se establecen en el proceso de comunicación entre dos sistemas.

A continuación, expondré algunas de las definiciones más extendidas de protocolo:

• «Norma que regula la forma de expresión pública, o sea, el ceremonial, pero no sólo las formas oficialmente establecidas, sino todas aquellas que consuetudinariamente ya son aceptadas y manejadas por el conjunto de la sociedad, tanto en el sector institucional, como en el privado, por lo que será necesario establecer unos parámetros que permitan dilucidar cuándo algo se convierte en norma o cuándo no se le podrá considerar como tal» (Laforet, 1997).

• «El Estado regula la celebración de los actos en los que intervienen personas a las que afectan distinciones sociales y que por su propia mecánica de aplicación de las leyes son acreedores de unos honores determinados. Las reglas a las que se atiene la organización de estos actos constituyen lo que se denomina protocolo» (López-Nieto, 1999).

• «Aquella disciplina que con realismo, técnica y arte (pues tiene de las tres cosas),determina las estructuras o formas bajo las cuales se desarrolla una actividad humana importante; con el objetivo de su eficaz realización y de mejorar la convivencia» (De Urbina, 2000).

• «Normativa que es legislada o establecida por usos y costumbres donde se determina la precedencia y honores que deben tener las personas y símbolos, la solemnidad y desarrollo del ceremonial de los actos importantes donde se relacionan las personas para un fin determinado» (Fernández y Barquero, 2004).

• «Es la transcripción escrita de los usos, costumbres y tradiciones de un determinado país o territorio en formulas reglamentadas» (Vilarrubias, 2004).

• «Conjunto de normas, usos sociales y costumbres que determinan cuál es el orden de celebración o la realización de un determinado acto o evento, bien sea de naturaleza pública o privada» (Sánchez González, 2011).

Otra de las acepciones que me gustaría destacar aquí es la realizada por Sabino Fernández Campo, Jefe de la Casa de Su Majestad el Rey de España desde 1990 a 1993, quien definió el protocolo como «un componente del mundo civilizado que sirve para graduar y matizar adecuadamente las relaciones de los individuos».

Si analizamos estas definiciones expuestas y otras que se han escrito, podemos inferir que todas ellas hacen hincapié en un principio fundamental, el del orden. Un orden en la manera de proceder y en la manera de favorecer la interrelación entre personas e instituciones. El protocolo lleva aparejado organización, consenso, sentido común y unas normas fruto del uso y la costumbre.

El protocolo es una disciplina que regula el comportamiento humano, el orden, las jerarquías, las normas, los usos y las costumbres en determinados actos en sociedad. Lleva aparejado, por tanto, el ordenar tiempos, personas y espacios y lleva implícitos dos elementos fundamentales: el ceremonial y la etiqueta.

Por un lado, el ceremonial entendido como el contenido y desarrollo de los actos así como el conjunto de formalidades que se observan en los actos sociales, y que los dotan de solemnidad. Por otro lado, la etiqueta que define las pautas de comportamiento a seguir en determinadas circunstancias y el tipo de indumentaria que hay que utilizar en las mismas. La etiqueta, como señala Otero Alvarado (2009), se refiere al cuidado, sobre todo, de las formas cuando no existe confianza entre las personas implicadas y en­globa todos los elementos personales que conforman la identidad individual en determinados actos o ceremonias (vestido, peinado, gestualidad, ornamentación, etc.).

Protocolo y ceremonial son conceptos que van de la mano y que aparecen en muchas ocasiones indisolublemente unidos. El protocolo es la transcripción escrita o reglada de tradiciones, costumbres y usos que se materializan en el ceremonial que lleva aparejado el conjunto de formalidades para la organización de actos.

Es de suma importancia conocer las distintas normas protocolarias tanto a nivel individual como colectivo, especialmente en lo que respecte a la representación institucional puesto que el comportamiento de la persona que represente a una organización debe ser impoluto, puesto que está representando a un ente mayor y su comportamiento y saber estar llevan aparejadas unas consecuencias que van más allá del ámbito personal o individual.

1.1. Tipologías de protocolo

Al igual que existen múltiples definiciones de protocolo, encontramos diversas tipologías del mismo que varían en función del ámbito de aplicación y de las personas hacia las que se dirige. Plasmaré aquí las principales catalogaciones protocolarias que podemos encontrar dependiendo del campo en el que nos hallemos.

La primera clasificación y la que considero más sencilla, es la que diferencia entre el protocolo oficial y el protocolo privado. El protocolo oficial es aquel en el que se regulan y organizan actos oficiales mientras que en el protocolo privado, como su propio nombre indica, se regulan actos privados.

• El protocolo oficial es aquel que utiliza el Estado y las entidades públicas cuando se organiza un acto. Pero, ¿qué es un acto oficial? Cualquier evento organizado desde la Administración, la jefatura y los poderes del Estado: inauguraciones, ceremonias de realeza, tomas de posesión, consejos de Gobierno, etc.

En el protocolo oficial sí hay que acudir a la legislación vigente para establecer los parámetros y condiciones del acto para que todo salga de forma correcta. Hay que tratar adecuadamente las presidencias, las precedencias, los tratamientos, la vexilología… Las leyes o decretos son la base para que los profesionales del protocolo las interpreten ya que en ellas no vienen regulado todos y cada uno de los aspectos de un acto.
En la aplicación de las normativas de protocolo en España, se pueden diferenciar tres ámbitos territoriales o competenciales: nacional, autonómico y local.

• El protocolo privado es el que se aplica a personas, empresas, asociaciones, organizaciones, partidos políticos… Regula los actos privados que son los que se organizan con mayor asiduidad, bien de carácter familiar (protocolo familiar o social) o de carácter corporativo (protocolo empresarial). Es importante señalar que en este tipo de protocolo no existe normativa y que aunque el protocolo puede ser privado, el acto puede ser público. Al no existir normativa legal al respecto, en la organización de actos privados pueden asimilarse las fórmulas del protocolo oficial.

Esta primera clasificación dada no es incompatible con las que, a continuación, señalaré. En capítulos de esta obra serán tratados de forma independiente alguna de estas tipologías.

• Protocolo Oficial ð Conjunto de técnicas basadas en la normativa o en usos y costumbres sociales, para la organización de actos organizados por las autoridades e instituciones oficiales tales como la Corona, el Gobierno, las Comunidades Autónomas y Administraciones Locales (Ayuntamientos, Diputaciones, Consejos y Cabildos insulares). Este conjunto de reglas establecidas por decreto pueden observarse asimismo en actos no oficiales cuando a los mismos concurran representaciones del Estado.

• Protocolo Social ð Conjunto de reglas de comportamiento o de conducta tomadas del protocolo oficial y de la cortesía o buen saber estar, que se aplica a actos de naturaleza privada que se desarrollan en el ámbito particular de las personas. Se basa en un alto contenido de acuerdos y convencionalismos al uso.

• Protocolo Empresarial ð Conjunto de normas y ciertos códigos de conducta que establece la propia organización de manera interna y externa para regular todos sus actos, sean estos públicos o privados.

• Protocolo Internacional ð Aquel que se encarga específicamente del protocolo en el ámbito de las organizaciones internacionales, estableciendo las normas de comportamiento social que deben respetarse para establecer buenas relaciones entre personas de diferentes culturas. Dentro de este tipo de protocolo podemos englobar al protocolo extranjero o de Estado y al protocolo diplomático. El protocolo extranjero es aquel que podemos encontrar en cada país puesto que en cada uno de ellos existen unas normas, reglas y particularidades propias que hay que conocer e investigar para evitar cualquier problema o eventualidad. La necesidad de comunicarse entre los países y naciones dio lugar al protocolo diplomático, entendido como aquel que se ejerce por las altas instancias de los países. El protocolo diplomático es el que se representa por la figura de los embajadores.

• Protocolo Real ð Conformado por el conjunto de normas que rigen los actos que cuentan con la presencia de Sus Majestades los Reyes o cualquier otro miembro de la Familia Real.

• Protocolo Religioso ð Aquel que hace referencia al conjunto de normas que rigen las ceremonias religiosas y celebraciones litúrgicas. Cada religión cuenta con sus normas particulares. Así, el protocolo eclesiástico se refiere al de la Iglesia católica; el protocolo judío, se refiere a la religión judía…

• Protocolo Militar ð Conjunto de normas de obligado cumplimiento que el estamento castrense debe acatar y que determina el orden de jerarquización, cargo y antigüedad en todos los actos de significación militar para demostrar públicamente el elevado contenido disciplinario y educación de las tropas.

• Protocolo Universitario ð Conjunto de pautas a seguir que tienen como ámbito específico las ceremonias que se realizan en las Universidades y al abrigo de la actividad académica.

• Protocolo Deportivo ð Conjunto de normas que rigen los actos y ceremonias deportivas en cualquier modalidad.

1.2. El protocolo y su historia

Tratar de ubicar temporalmente la aparición del protocolo es una tarea ardua puesto que nace con el ser humano y con las relaciones sociales. Por ello se suele subrayar que los factores que han originado el protocolo son la socialización y la jerarquización posterior de las relaciones humanas.

El hombre es un ser social y, como tal, establece una serie de comportamientos sociales en la comunidad en la que se desarrolla. Por tanto, el protocolo es consustancial a la sociedad y su aparición se remonta al momento mismo en el que surge un grupo de individuos que deben convivir y relacionarse entre sí.

Es por ello que ya en los textos antiguos se encuentran innumerables referencias a la gestación de un temprano protocolo. Asimismo, son muchas las obras existentes a lo largo de la historia que versan sobre protocolo y ceremonial y que ilustran cómo se desarrollaban los actos más importantes que se daban en determinadas épocas.

Los primeros vestigios escritos de la existencia del protocolo podemos hallarlos en el código de legislación que dictó Hammurabi (sexto rey de la dinastía semita de Babilonia), denominado «Código de Hammurabi» (1760 a.C) en donde se describía la ceremonia de coronación del Rey de Babilonia, se regulaba la precedencia por cargo y grupo social de Babilonia y se establecían recomendaciones para la organización de actos y ceremonias en relación a tratamientos, normas de cortesía…

El libro más antiguo que se conoce y que ya trata de protocolo, data del 2500 a.C., donde el faraón egipcio Ptahhotep instruía a su primogénito en las formas de comportamiento que, según consideraba, eran las correctas.

«El libro de enseñanzas de los escribas», es una de las referencias que siempre se señalan al hablar del origen y de la historia del protocolo. Determinaba en el antiguo Egipto, el orden protocolario de autoridades y describía cómo se debía proceder en los rituales que tenían lugar en presencia del Farón.

A su vez, todos los reinos e imperios de la antigüedad tenían establecidos el respeto hacia los soberanos, dignatarios religiosos y jefes del ejército. No hay que olvidar que, en la antigüedad, el ceremonial iba estrechamente ligado al ritual religioso, tal y como podemos observar en la historia de Egipto, Grecia o Roma.

La Biblia cuenta con referencias al sentido del ceremonial y al papel del anfitrión, a la colocación de invitados de honor, a la cortesía en la mesa…

Una de las curiosidades históricas que no quiero dejar pasar por alto son las normas de buen comportamiento en la mesa que Leonardo da Vinci (1452-1519) marcó en la corte del duque de Milán, Ludovico Sforza. Son más de veinte normas, si bien aquí señalo las que hoy en día pueden resultar más llamativas:

• Ningún invitado ha de sentarse sobre la mesa, ni de espaldas a ella ni sobre el regazo de cualquier otro invitado.

• Ningún invitado ha de poner la pierna sobre la mesa.

• No debe poner la cabeza sobre el plato para comer.

• No ha de tomar comida del plato de su vecino de mesa a menos que antes haya pedido su consentimiento.

• No se debe utilizar el cuchillo para hacer dibujos sobre la mesa.

• No ha de tomar comida de la mesa y ponerla en su bolso faltriquera para comerla más tarde.

• No ha de morder la fruta de la fuente de frutas y después retornar la fruta mordida en la misma fuente.

• No ha de escupir frente a ningún comensal.

• No ha de hacer ruidos de bufidos ni se permite dar codazos.

• No ha de poner el dedo en la nariz o en la oreja mientras se conversa.

• No ha de hacer figuras modeladas, ni prender fuegos, ni adiestrarse en hacer nudos en la mesa.

• No ha de cantar ni vociferar improperios ni tampoco proponer acertijos obscenos si está sentado junto a una dama.

• No ha de golpear a los sirvientes.

• Si se encuentra mal y ha de vomitar, entonces debe abandonar la mesa.

A partir del siglo XIX se editan innumerables publicaciones sobre las buenas maneras y la etiqueta dirigidas a las clases alta y que serán asumidas más adelante por las clases medias. Comienzan también a llegar a Europa las primeras reglas básicas de protocolo.

En España, la historia del protocolo se remonta a los Reyes Católicos (s. XV), ya que con ellos aparece lo que con el tiempo se conocerá como el protocolo ceremonial en nuestro país.

Actualmente en España nos regimos por diferentes normativas, sobre todo, por el Real Decreto 2099/83, de 4 de agosto, sobre el Ordenamiento General de Precedencias del Estado.

1.2.1. Normas que rigen el protocolo

El protocolo es una disciplina que bebe de dos fuentes: las normas y la costumbre.

Las normas son pautas a las que deben ajustarse las conductas y tienen una importancia jurídica cuando su cumplimiento puede ser exigible procesalmente. Por ello, en este sentido, la norma irá relacionada con la racionabilidad. Por ello, dentro del protocolo podemos distinguir tres tipos de normas:

• Aquellas de carácter moral, no exigibles jurídicamente e inspiradas en la solidaridad y respeto hacia los demás. Es la norma que está bien vista o admitida socialmente.

• Aquellas de carácter social, variables en el tiempo y en cada país, de carácter no vinculante y cuyo incumplimiento no lleva aparejado más que una sanción social.

• Aquellas que cuentan con verdadero carácter jurídico, dictadas por el Estado o la Comunidad Internacional y que constituyen verdadero derecho positivo. Es aquí donde hay que detenerse para referirse estrictamente a la normativa legal, a la que regula el protocolo propiamente dicho, a aquel que regla los actos públicos y celebrados por el sector público.

Las normas más importantes que, desde mi punto de vista, hay que destacar y a las que se debe acudir ante cualquier duda, se concretan en:

– RD 2099/1983 de 4 de agosto por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias del Estado, que ha venido modificándose por disposiciones que han variado el orden de prelación de ciertas autoridades.

– RD 834/1984 de 11 de abril, por el que se aprueba el Reglamento de Honores Militares.

– RD 2945/1983, de 9 de noviembre, por el que se aprueban las Reales Ordenanzas del Ejército de Tierra.

– RD 1024/1984, de 23 de mayo, por el que se aprueban las Reales Ordenanzas de la Armada.

– RD 494/1984, de 22 de febrero, por el que se aprueban las Reales Ordenanzas del Ejército del Aire.

– Ley 39/81 de 28 de octubre: Bandera de España, otras banderas y enseñas. Regulación de su uso.

– RD 2964/81 de 18 de diciembre, por el que se hace público el modelo oficial del Escudo de España.

– RD 2267/1982 de 3 de septiembre. Escudo de España. Especificación técnica de los colores.

– RD 2102/1983 del 4 de agosto por el que se crea la Jefatura de Protocolo del Estado.

– RD 2568/86 de 28 de noviembre por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.

– RD 1368/1987 de 6 de noviembre sobre régimen de títulos, tratamientos y honores de la Familia Real y de los Regentes.

– RD 434/1988 de 6 de mayo sobre reorganización de la Casa de S.M. el Rey.

– Acuerdo de 23 de noviembre de 2005, del Consejo General del Poder Judicial.