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Inhaltsverzeichnis

1Gemeinsamkeiten in Office 2013

1.1Office-Anwendung starten und beenden

Eine Office-Anwendung starten

Und wieder beenden

1.2Die Excel-Oberfläche

1.3Die Symbolleiste für den Schnellzugriff

1.4Das Menüband

Befehlsgruppen

Schaltflächen mit Auswahlliste

Die Dialogfenster

Tastenkombinationen und Zugriffstasten

Kataloge

1.5Die Statusleiste

Das Menüband anpassen

Programmoptionen einstellen

1.6Nicht gespeichert?

Änderungen an einer Datei nicht speichern

Datei ohne Namen nicht gespeichert

1.7Die Designs

2Grundlagen zu Excel 2013

2.1Der Arbeitsbereich

Was ist eine Tabelle?

Die Dimensionen eines Tabellenblatts

Ein neues Tabellenblatt in eine bestehende Mappe einfügen

Die Statusleiste

2.2Die Ansichten in Excel

Die Darstellung vergrößern

Die Statusleiste anpassen

2.3Dateneingabe

Nach dem Eintippen

Text eingeben

Zahlen eingeben

Eine Tabelle schnell mit Daten füllen

Excel formatiert falsch

Korrigieren und Löschen von Zelleingaben

Rückgängig machen

2.4Excel automatisch ausfüllen lassen

Zellinhalte kopieren

Die mitgelieferten Listen

Listen mit einem Doppelklick ausfüllen

1, 2, 3, …

Andere Zahlenfolgen

Datumswerte auffüllen

Die eigenen Listen

2.5Die neue Blitzvorschau

2.6Die Backstage-Ansicht

2.7Die Programmoptionen anpassen

3Tabellen gestalten und speichern

3.1Die verschiedenen Mauszeiger

Weißes Kreuz: zum Markieren

Weißer Pfeil und Vierfachpfeil: zum Verschieben

Schlankes Plus: Ausfüllfunktion

Schwarzer Doppelpfeil: Zeilen- oder Spaltenbreite verändern

Breiter schwarzer Pfeil

3.2Markieren

Eine Zelle markieren

Einen Zellbereich markieren

Das erweiterte Markieren

Alle Zellen markieren

Der neue Schalter Schnellanalyse

Markierte Zellen schnell mit Werten füllen

3.3Zellinhalte gestalten

Fertige Zellenformate einsetzen

Eigene Zellenformatvorlagen erstellen

Eigene Zellenformatvorlagen bearbeiten

Eigene Zellenformatvorlagen auf andere Mappen übertragen

Die Darstellung des Texts ändern

Das Fenster Zellen formatieren

Zeilenumbruch in einer Zelle

Text ausrichten

Text drehen

Überschrift zentriert über mehrere Spalten

Rahmen und Linien

Die Registerkarte Rahmen

Rahmen zeichnen

Den Zellhintergrund einfärben

3.4Zeilen und Spalten gestalten

Einstellen der Zeilenhöhe

Spaltenbreite einstellen

3.5Formate auf andere Zellen übertragen

Formatierung entfernen

3.6Als Tabelle formatieren

Das Format entfernen

3.7Bilder einfügen

3.8Excel-Mappen speichern und öffnen

Eine Mappe speichern

Eine Mappe öffnen

4Grundrechenarten und Zahlenformate

4.1Grundrechenarten

Die Zelladressen per Hand eintippen

Kernsätze der Mathematik

4.2Das Summensymbol

Formeln kopieren

4.3Herstellen absoluter Bezüge

Spesenabrechnung

4.4Zahlen formatieren

Zahlen über Schaltflächen formatieren

Die Kategorie Zahl

Die Kategorie Währung

Die Kategorie Buchhaltung

Buchhaltung oder Währung

Die Kategorie Datum und Uhrzeit

Die Kategorie Prozent

Die Kategorie Bruch

Die Kategorie Wissenschaft

Die Kategorie Sonderformate

Benutzerdefinierte Formate

4.5Angebotsvergleich

4.6Autokosten verwalten

Laufende Kosten überwachen

Benzinabrechnung

5Umgang mit Tabellen

5.1Tabellen erweitern oder reduzieren

Spalten einfügen

Zeilen einfügen

Zeilen löschen

5.2Verschieben und kopieren

Transponieren

Kopieren

Ausschneiden und verschieben

Zellinhalte einfügen mit der Livevorschau

5.3Überschriften einfrieren

5.4Zeilen und Spalten gruppieren

Gruppierung

Die AutoGliederung

5.5Gültigkeitsprüfung bei der Eingabe der Daten

Erste Schritte

Zulässige Gültigkeitsprüfungen

Eine Auswahlliste

5.6Kommentare

Kommentare erstellen

5.7Bedingte Formatierung

Erste Schritte

Symbole, Farbverläufe und Farbbalken

6Arbeiten mit Blättern

6.1Umgang mit Tabellenblättern

Grundsätzliches

Umbenennen und Einfärben der Tabellenblätter

Verschieben oder Kopieren von Tabellenblättern

Einfügen oder Löschen von Tabellenblättern

Gruppieren mehrerer Tabellenblätter

6.2Rechnen über mehrere Tabellen

Die schnelle Variante zum Summieren

6.3Hyperlinks anlegen

Ein Text mit einem Link

Ein Formelement mit einem Link

Link entfernen

7Tabellen drucken

7.1Eine Tabelle zum Drucken vorbereiten

Die Schnelleinstellungen vor dem Druck

7.2Papierformat und Seitenränder einrichten

Eine Tabelle beim Ausdruck verkleinern

7.3Die Ansicht und die Registerkarte Seitenlayout

Kopf- und Fußzeilen direkt auf der Tabelle erstellen

Unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen

7.4Große Tabellen drucken

Wiederholungszeilen

Druckbereich festlegen

7.5Seitenumbruch festlegen

Mehrere Tabellen gleichzeitig einrichten

8Funktionen zur Berechnung einsetzen

8.1Prozentuale Verteilungen ermitteln

8.2Der Funktionsassistent

Einsatzgebiete

Hilfe

8.3Mathematische Funktionen

Die Funktion RUNDEN

8.4Statistische Funktionen

Die Funktion MAX

Die Funktion MIN

Die Funktion MITTELWERT

Die Funktion zum Zählen

8.5Textfunktionen

Vor- und Nachnamen trennen

Die Funktionen GLÄTTEN und SÄUBERN

8.6Datum und Uhrzeit

Das Alter einer Person ermitteln

Uhrzeit

8.7Logische Funktionen

Wenn die WENN-Funktion nicht wär

Stundenabrechnung mit besonderen Ereignissen

Die Funktion WENN verschachtelt

Die Funktionen UND und ODER

8.8ZÄHLENWENN-Funktion

8.9Einsatz der SVERWEIS-Funktion

Die SVERWEIS-Funktion

9Tipps zur Datenbearbeitung

9.1Leere Zellen finden und füllen

9.2Zellen mit Formeln finden und einfärben

9.3Texte trennen

10Listen filtern und bearbeiten

10.1Liste anlegen

10.2Sortieren

Sortieren nach Zellinhalten

Sortieren nach Farben

10.3Listen filtern

Filter wieder aufheben

Der benutzerdefinierte AutoFilter

10.4Funktionen zur Listenbearbeitung

Die Funktion TEILERGEBNIS

Die Ergebniszeile an den Anfang bringen

Filtern nach Datumswerten

Teilergebnisse bilden

11Diagramme erstellen

11.1Ein Diagramm erzeugen

Die schnelle Variante

Die Variante über die Schaltflächen

11.2Ein Diagramm ändern

Die Legende bearbeiten

Der Diagrammtitel

Die Textgröße der Beschriftungen ändern

Ändern der Farben im Diagramm

Die individuellen Änderungen im Diagramm

Datenbeschriftungen an Spalten

11.3Sparklines erstellen

Eine Sparkline löschen

12Einstieg in PowerPoint

12.1Die Oberfläche von PowerPoint

12.2Der Arbeitsbildschirm von PowerPoint

12.3Die drei Ansichten

Die Normalansicht

Die Ansicht Foliensortierung

Die Notizen

13Folien erstellen

13.1Die Titelfolie

13.2Das Folienlayout Titel und Inhalt

13.3Das Folienlayout Zwei Inhalte

13.4Das Design

13.5Die Hintergrundfarbe

13.6Der Folienmaster

13.7Kopf- und Fußzeilen

13.8Präsentationen speichern und öffnen

Präsentationen speichern

Präsentationen öffnen

14Tabellen, Diagramme und SmartArts

14.1Tabellen erstellen

Eine Tabelle bearbeiten

14.2Diagramme erzeugen

Ein Diagramm ändern

14.3Mit SmartArts visualisieren

Eine SmartArt-Grafik ändern

15Bilder einfügen

15.1Fotos in Folien einfügen

Ein Foto bearbeiten

Mehrere Bilder pro Folie

15.2Onlinegrafiken einfügen

15.3Formen zum Hervorheben

15.4Fotoalbum erstellen

Fotoalbum bearbeiten

16Eine Präsentation drucken

16.1Einstellungen zum Druck

16.2Eine Präsentation als PDF ausgeben

17Animationen und Übergänge

17.1Die Folienübergänge

17.2Texte animieren

Weitere Animationen für den Text

Texte einzeln animieren

17.3Bilder und Illustrationen animieren

Diagramme animieren

Bilder animieren

18Präsentation der Folien

18.1Die Präsentation starten

Während der Vorführung

Texte hervorheben

19Grundlagen zu Word 2013

19.1Der Dokumentbereich

19.2Die Statusleiste

Die Statusleiste anpassen

20Die Basisfunktionen

20.1Ein neues Dokument erstellen

Text erfassen

Formatierungszeichen

Praktisch: die automatische Rechtschreibprüfung

Automatisch einen Beispieltext einfügen

20.2Texte kopieren oder ausschneiden und einfügen

Texte kopieren und einfügen

Die neue Funktionalität beim Einfügen von Texten

Texte ausschneiden und einfügen

Texte verschieben

20.3Texte suchen und ersetzen

Texte suchen

Texte ersetzen

20.4Dokument speichern und öffnen

Ein Dokument speichern

Ein Dokument öffnen

20.5Die Ansichten von Word 2013

Die Schnellauswahl der Ansichten

Die Seitenlayoutansicht

Der Lesemodus

Das Weblayout

Die Gliederungsansicht

Die Entwurfsansicht

20.6Den Zoom einstellen

21Texte gestalten

21.1Die Möglichkeiten, Text zu markieren

21.2Zeichenformate

Die Schriftarten

Die Schriftgröße

Unterstreichungen

Der Bereich Effekte im Fenster Schriftart

21.3Texteffekte: vom Schatten bis zu Regenbogenfarben

Kategorie Textfüllung

Kategorie Textkontur

Kategorie Schatten

Zahlenformatvorlagen

Ligaturen

Stilsets

21.4Die Registerkarte Erweitert im Fenster Schriftart

Standardschrift

Zeichenformate entfernen

Ein Format mit dem Pinsel übertragen

22Absätze gestalten

22.1Absatzformate

Textausrichtung eines Absatzes

Einzüge vom linken und rechten Rand einstellen

Der Zeilen- und der Absatzabstand

Den Zeilen- und Seitenumbruch beeinflussen

Den Absatz über das Zeilenlineal formatieren

Absatzformate entfernen

22.2Tabulatoren

Eigene Tabstopppositionen bestimmen

Tabulatorstopps entfernen

22.3Aufzählungszeichen und Nummerierungen

Die Aufzählungszeichen zuweisen

Die Position des Aufzählungszeichens ändern

Nummerierungen

22.4Rahmen um Absätze

23Seiten gestalten

23.1Seitenformate

Seitenränder über das Fenster Seite einrichten einstellen

Die Papiergröße einstellen

Weitere Einstellungen zum Seitenlayout

Einstellungen dauerhaft übernehmen

23.2Neue Seite ins Dokument einfügen

Eine leere Seite einfügen

23.3Kopf- und Fußzeilen

Fertige Kopf- und Fußzeilen auswählen

Eigene Kopf- und Fußzeilen einrichten

Kopf- bzw. Fußzeilen entfernen

23.4Einen Seitenrahmen erstellen

24Dokumente layouten

24.1Ein Bild einfügen und bearbeiten

Eine Onlinegrafik einfügen

Textumbruch und Position

Rahmen um die Grafik

24.2Fotos einfügen und bearbeiten

Künstlerische Effekte anwenden

24.3Screenshots erstellen

Ganze Fenster abbilden

Teile eines Fensters abbilden

25Drucken und PDF-Dateien bearbeiten

25.1Ein Dokument drucken

Der Befehl Schnelldruck

25.2Ein PDF-Dokument erstellen

PDF über das Fenster Speichern unter erstellen

PDF über den Befehl Exportieren erstellen

25.3Ein PDF-Dokument öffnen

26OneNote – der Datensammler

26.1Ein Notizbuch anlegen

26.2Abschnitte anlegen

Seiten umbenennen

26.3Seiten einfügen

Unterseiten einrichten

26.4Eine Abschnittsgruppe erstellen

26.5Mit Notizbüchern arbeiten

Zwischen Notizbüchern wechseln

Ein Notizbuch schließen

26.6Die Notizbuchdatei

27Informationen eingeben

27.1Texte erfassen und gestalten

Kategorien zuweisen

27.2Links einfügen

27.3Bilder einfügen

27.4Dateien einfügen

Dateianlage

Dateiausdruck

27.5Eine Tabelle einfügen

27.6Elemente zeichnen

27.7Einen Schreibbereich einfügen

28Weitere Informationen zu OneNote

28.1Elemente aus OneNote drucken

28.2Elemente aus OneNote exportieren

28.3Aus Word heraus verknüpfen

29SkyDrive: Daten in der Cloud

29.1SkyDrive einrichten

29.2Dateien im SkyDrive speichern und öffnen

Ordner anlegen

Dateien ins SkyDrive kopieren

Dateien im SkyDrive speichern

Dateien aus dem SkyDrive öffnen

29.3Ordner und Dateien im SkyDrive teilen

30Office 2013 auf dem Surface

30.1Dateien auf dem Surface bearbeiten

Freihandanmerkungen einfügen

Freihandanmerkungen bearbeiten

Freihandanmerkungen löschen

30.2Freihandanmerkungen auf dem Desktop-PC

Stichwortverzeichnis

1Gemeinsamkeiten in Office 2013

Ein Vorteil der Office-Anwendungen liegt darin, dass viele Komponenten, wie beispielsweise die Oberfläche, in der Handhabung gleich oder sehr ähnlich sind. Dadurch sparen Sie Zeit, wenn Sie zuerst mit Excel und danach mit PowerPoint arbeiten. Dieses Kapitel beschreibt die Befehle bzw. die Teile der Arbeitsoberfläche, die in den Anwendungen ähnlich sind. Bei folgenden Punkten finden Sie Gemeinsamkeiten in den Anwendungen:

ImageStarten und Schließen der Programme

ImageSymbolleiste für den Schnellzugriff

ImageMenüband und Registerkarten

ImageSpeichern und Öffnen von Dokumenten

ImageDesigns

1.1Office-Anwendung starten und beenden

Nachdem Installation und Registrierung von Office 2013 abgeschlossen sind, werden die Anwendungen in Windows 8 über die Kacheln der neuen Benutzeroberfläche angeboten.

Eine Office-Anwendung starten

Nach erfolgreicher Installation starten Sie Ihr Office-Programm mit einem Klick auf die entsprechende Kachel.

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Bild 1.1: Die Anwendung über die Kachel starten.

Arbeiten Sie dagegen mit dem Desktop, klicken Sie in der Taskleiste auf das entsprechende Symbol.

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Bild 1.2: Die Anwendung über die Taskleiste starten.

Und wieder beenden

Um eine Office-Anwendung zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen in der rechten oberen Ecke.

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Bild 1.3: Excel wieder beenden.

Sollten Sie Ihre Arbeit bis dahin noch nicht gespeichert haben, werden Sie gefragt, ob Sie Ihre Änderungen nun speichern möchten.

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Tipp

Lesen Sie weiter unten in diesem Abschnitt, wie Sie an eine Datei kommen, die Sie nicht gespeichert haben.

1.2Die Excel-Oberfläche

Nach dem ersten Starten präsentieren sich alle Anwendungen mit einem leeren Dokument. Die Excel-Oberfläche sieht folgendermaßen aus:

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Bild 1.4: So zeigt sich Excel nach dem Start der Anwendung.

In der Titelleiste finden Sie neben dem aktuellen Dateinamen auch die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Sie beinhaltet häufig genutzte Befehle. Zu Beginn sind es aber nur die drei Befehle Speichern, Rückgängig und Wiederherstellen. In diese Leiste können Sie auch eigene Befehle einfügen. Näheres dazu finden Sie weiter unten in diesem Kapitel.

Im rechten Teil der Titelleiste befindet sich die Schaltfläche Menüband-Anzeigeoptionen, über die Sie die Darstellung des Menübands steuern.

Unter der Titelleiste finden Sie das Menüband. Hier werden alle Programmbefehle, die Sie zur Erstellung und Bearbeitung Ihrer Dateien benötigen, nach Aufgaben sortiert auf Registerkarten in Befehlsgruppen zusammengefasst.

Innerhalb des Menübands wird die erste Registerkarte mit dem Namen Datei durch die Farbe etwas hervorgehoben. Die Registerkarte Datei, sie wird auch Backstage-Ansicht genannt, beinhaltet unter anderem die Befehle, eine Datei zu speichern, zu drucken oder zu öffnen.

Den größten Teil des Programmfensters stellt das leere Tabellenblatt dar, in das Sie Ihre Informationen eingeben. Bei Word ist es das Dokument, in das Sie Ihre Texte schreiben, und bei PowerPoint ist es das Fenster, in dem Sie Ihre Präsentationen erzeugen.

Am unteren Rand finden Sie die Statusleiste, über die Sie die Anzeige des Dokuments steuern können.

1.3Die Symbolleiste für den Schnellzugriff

Oberhalb des Menübands finden Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Hier können Sie häufig genutzte Befehle einrichten. Symbole, die Sie hier ablegen, stehen Ihnen immer zur Verfügung, unabhängig von der derzeit ausgewählten Registerkarte im Menüband.

Nach der Installation enthält die Symbolleiste für den Schnellzugriff die Befehle Speichern, Rückgängig und Wiederherstellen.

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Bild 1.5: So zeigt sich die Symbolleiste für den Schnellzugriff nach der Installation.

Wenn Sie weitere Befehle einfügen möchten, führen Sie die folgenden Schritte durch:

ImageKlicken Sie auf das Dreieck am rechten Rand der Symbolleiste für den Schnellzugriff.

ImageWenn Sie Befehle einfügen möchten, die nicht in der Liste sind, wählen Sie den Eintrag Weitere Befehle.

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Bild 1.6: Weitere Befehle in die Symbolleiste einfügen.

ImageAktivieren Sie in der Liste Befehle auswählen den Eintrag Alle Befehle.

ImageMarkieren Sie den gewünschten Befehl und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Führen Sie diesen Schritt für alle gewünschten Befehle durch.

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Bild 1.7: Die Symbolleiste für den Schnellzugriff erweitern.

Über die kleinen Dreiecke am rechten Rand können Sie die Reihenfolge der Schaltflächen verändern.

ImageMit einem Klick auf die Schaltfläche OK übernehmen Sie Ihre Einstellungen.

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Bild 1.8: Die erweiterte Symbolleiste für den Schnellzugriff.

1.4Das Menüband

Das Konzept des Menübands hat Microsoft bereits in der Office-Version 2007 eingeführt. Die Arbeit mit dem Menüband ist einfach. Ihre Anwendung zeigt Ihnen die Befehle, die Sie zur aktuellen Arbeit benötigen. Nach dem Öffnen sehen Sie immer die Registerkarte Start. Es enthält die Befehle zur Bearbeitung und Formatierung Ihrer Dokumente und Tabellen.

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Bild 1.9: Die Registerkarte Start bietet Ihnen alle Befehle zum Gestalten der Tabellen.

Wenn Sie einen Reiter anklicken, z. B. Formeln, führt dies zu einem Wechsel auf dem Menüband. Sie erhalten dann die Befehle zu dem gewählten Thema, wie beispielsweise die Funktionsbibliothek oder die Formelüberwachung.

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Bild 1.10: Die Registerkarte Formeln bietet Ihnen alle Befehle zur Erstellung und Bearbeitung von Formeln.

Die sogenannten Hauptregisterkarten sind ständig sichtbar, andere werden nur kontextbezogen eingeblendet, wenn ein entsprechendes Objekt markiert ist. So werden beispielsweise die Registerkarten mit den Funktionen zur Bildgestaltung nur angezeigt, wenn ein Bild markiert ist. Kontextbezogene Registerkarten haben einen eigenen Titel. Sie werden rechts neben den Hauptregisterkarten angezeigt und sind farblich hervorgehoben.

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Bild 1.11: Die Registerkarte Bildtools/Format erscheint, wenn ein Bild markiert ist.

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Tipp

Natürlich können Sie mit einem Klick auf den Namen auf die gewünschte Registerkarte wechseln, aber schneller geht es, wenn Sie mit der Maus auf einen Namen zeigen und mit dem Mausrad scrollen. Um sich die Registerkarten weiter links anzeigen zu lassen, scrollen Sie nach oben, um die weiter rechts zu sehen, scrollen Sie nach unten. Dies ist eine schöne Möglichkeit, sich durch die Registerkarten zu zappen.

Noch mehr Platz zum Schreiben

Wenn Sie mehr Platz zur Darstellung Ihrer Tabellen benötigen, können Sie das Menüband zeitweise ausblenden bzw. sich nur die Registerkarten anzeigen lassen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Menüband-Anzeigeoptionen, die Sie rechts oben in der Ecke finden, öffnen Sie die Befehlsliste.

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Bild 1.12: Die Befehle zur Anzeige des Menübands.

Wenn Sie den ersten Befehl Menüband automatisch ausblenden wählen, erscheint es nur, wenn Sie am oberen Bildschirmrand klicken. Es bleibt dann für die Wahl eines Befehls sichtbar und verschwindet wieder, wenn der Befehl gestartet wurde.

Der zweite Befehl Registerkarten anzeigen zeigt nur die Registerkarten. Mit einem Klick auf den Namen öffnen Sie die Karte und können den Befehl starten. Diese Funktion können Sie auch mit einem Doppelklick auf den Namen der aktiven Registerkarte oder mit der Tastenkombination Strg+F1 starten.

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Bild 1.13: Das minimierte Menüband reduziert die Darstellung auf die Registerkarten-namen.

Der dritte Befehl zeigt wieder alles an.

Befehlsgruppen

Auf den Registerkarten sind die eigentlichen Programmbefehle in Befehlsgruppen zusammengefasst. Die Namen der Befehlsgruppen sehen Sie zentriert unter der jeweiligen Gruppe.

Je nach Größe des Programmfensters oder der eingestellten Bildschirmauflösung werden die einzelnen Befehlsgruppen unterschiedlich detailliert dargestellt. Dies kann von der Darstellung aller in einer Befehlsgruppe befindlichen Symbole bis hin zu einem Symbol für die ganze Gruppe variieren.

Bild 1.14 zeigt die Registerkarte Start, wie es sich bei einer normalen Bildschirmeinstellung darstellt. Sie erkennen die Befehlsgruppen Zwischenablage, Schriftart, Ausrichtung, Zahl, Formatvorlage, Zellen und Bearbeiten.

Bei wenig Platz werden die Befehlsgruppen Zahl, Zellen und Bearbeiten als Schaltflächen dargestellt. Mit einem Klick auf diese Schaltflächen erhalten Sie die Auswahl, die Sie sonst in der Befehlsgruppe sehen.

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Bild 1.14 Je nach Fenstergröße werden die Befehlsgruppen unterschiedlich angezeigt.

Schaltflächen mit Auswahlliste

An einigen Schaltflächen finden Sie einen kleinen Listenpfeil. Wenn Sie nicht direkt auf das Symbol, sondern auf den Listenpfeil klicken, werden Ihnen weitere Auswahlmöglichkeiten zu diesem Befehl angeboten. Die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten werden teilweise als Katalog, teilweise als auch als einfache Auswahlliste gezeigt.

Die folgende Auswahlliste zeigt das Beispiel der Schaltfläche Einfügen. Ein Klick auf den oberen Teil fügt das zuvor kopierte oder ausgeschnittene Objekt an der Cursorposition ein.

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Bild 1.15: Der obere Teil der zweigeteilten Schaltfläche Einfügen.

Wenn Sie auf den unteren Teil klicken und mit der Maus über die angebotenen Symbole fahren, erkennen Sie in der Livevorschau, wie das eingefügte Objekt in der Tabelle wirkt.

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Bild 1.16: Der untere Teil der zweigeteilten Schaltfläche Einfügen.

Die Dialogfenster

Es gibt Dialogfenster, die weitere Befehle enthalten, die nicht auf den Registerkarten gezeigt werden. Schalten Sie zur Registerkarte Start. Darauf sind Optionen nach Themen gruppiert. So bildet den zweiten Block das Thema Schriftart.

Am unteren rechten Rand der Gruppe Schriftart finden Sie einen kleinen Pfeil. Mit einem Klick öffnen Sie das Dialogfenster Zellen formatieren.

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Bild 1.17: Diese Schaltfläche öffnet das zugehörige Dialogfenster mit allen Befehlen.

Tastenkombinationen und Zugriffstasten

Sie können das Menüband auch ohne Maus bedienen. Nutzen Sie dazu die folgenden Tastenkombinationen. Drücken Sie einmal die Alt -Taste, und unter jeder Registerkarte, wie auch unter jedem Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, erscheinen die Zugriffstasten. Nun brauchen Sie nur noch die entsprechende Taste zu drücken und gelangen auf die gewünschte Registerkarte. Dort werden Ihnen sofort die Zugriffstasten zur Auswahl der weiteren Befehle angezeigt.

ImageProbieren Sie es einmal aus: Drücken Sie die Alt -Taste, und die Zugriffstasten für die einzelnen Registerkarten werden im Menüband angezeigt.

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Bild 1.18: Mit Alt blenden Sie die Zugriffstasten zum Bedienen des Menübands ein.

ImageDrücken Sie die R -Taste, um auf die Registerkarte Start zu wechseln. Sofort werden Ihnen alle Zugriffstasten für Start eingeblendet, und Sie können die weiteren Befehle per Tastatur auszuwählen.

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Bild 1.19: Hier sehen Sie die Zugriffstasten für die Befehle auf der Registerkarte Start.

ImageUm beispielsweise einen Zellinhalt zu zentrieren, müssen Sie jetzt noch die Tasten E und Z drücken. Also können Sie mit der Reihenfolge Alt, R, E, Z den Inhalt der markierten Zellen mittig setzen.

Kataloge

Eine Möglichkeit, auszuwählen, sind die Kataloge, die Sie auf einigen Registerkarten finden. Kataloge sind Listenfelder, die Ihnen das gewünschte Ergebnis direkt während der Auswahl präsentieren. Nehmen wir einmal an, Sie möchten markierte Zellen schnell gestalten.

ImageMarkieren Sie die gewünschten Zellen und klicken Sie auf Start.

ImageKlicken Sie auf den Auswahlpfeil der Schaltfläche Zellenformatvorlagen, um die Auswahl der Formate anzuzeigen.

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Bild 1.20: Die Formate mit der Vorschau auf das zu erwartende Ergebnis.

ImageKlicken Sie auf Ihre Auswahl, um das gewünschte Format zuzuweisen. Die markierten Zellen erhalten nun die gewählte Formatierung.

1.5Die Statusleiste

In der Statusleiste meldet Excel Ihnen beispielsweise die Summe der markierten Zahlenzellen. In PowerPoint erkennen Sie die Anzahl der Folien.

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Bild 1.21: Informationen in der Statusleiste.

Mit einem Rechtsklick in die Statusleiste können Sie die Anzeigen bestimmen. So können Sie beispielsweise in Excel entscheiden, welche Funktionsergebnisse Ihnen für die markierten Zellen präsentiert werden.

Am rechten Rand finden Sie die Schaltflächen zum Ändern der Anzeige. Je nach Anwendung werden Ihnen andere Ansichten angeboten. In Excel stehen Ihnen die Ansichten Normal, Seitenlayout und Umbruchvorschau zur Verfügung. PowerPoint bietet Ihnen die Ansichten Normal, Foliensortierung, Leseansicht und Bildschirmpräsentation. Die drei Ansichten in Word lauten Lesemodus, Seitenlayout und Web-layout.

Am rechten Rand finden Sie die Elemente, um den Zoom einzustellen. Mit einem Klick auf das Plussymbol vergrößern Sie die Anzeige um 10 %, über das Minus-symbol verringern Sie die Größe der Darstellung um 10 %. Mit einem Klick auf die Zoomangabe öffnen Sie das Fenster Zoom.

Das Menüband anpassen

Sie können das Menüband individuell anpassen. Sie können auf bestehenden Registerkarten neue Befehlsgruppen einfügen oder auch eigene Registerkarten mit neuen Befehlsgruppen in das Menüband aufnehmen.

ImageÖffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie den Befehl Optionen.

ImageAktivieren Sie die Kategorie Menüband anpassen. Im rechten Fensterbereich erkennen Sie die bereits vorhandenen Namen der Registerkarten mit den Befehlsgruppen.

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Bild 1.22: Die vorhandenen Hauptregisterkarten im Menüband.

ImageKlicken Sie auf die Schaltfläche Neue Registerkarte.

ImageEine Neue Registerkarte (Benutzerdefiniert) inklusive einer Gruppe mit dem Namen Neue Gruppe (Benutzerdefiniert) wird eingefügt.

ImageMarkieren Sie die neue Registerkarte und klicken Sie auf die Schaltfläche Umbenennen. Geben Sie ihr einen Namen und bestätigen Sie mit OK.

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Bild 1.23: Hier können Sie die neue Registerkarte umbenennen.

ImageKlicken Sie nun auf die Gruppe Neue Gruppe (Benutzerdefiniert), klicken Sie wieder auf die Schaltfläche Umbenennen und geben Sie der ersten Gruppe ebenfalls einen Namen.

Jetzt können Sie damit beginnen, die Schaltflächen einzufügen. Wenn Sie zwischendurch sehen möchten, wie das Ergebnis bis jetzt im Programm aussieht, schließen Sie das Fenster Excel-Optionen.

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Bild 1.24: Die neue Registerkarte Meine Befehle mit der ersten Gruppe.

In diese Gruppe müssen Sie jetzt noch die gewünschten Befehle einfügen.

ImageÖffnen Sie das Fenster Excel-Optionen erneut, indem Sie über Datei den Befehl Optionen wählen, und schalten Sie wieder zur Kategorie Menüband anpassen.

ImageMarkieren Sie Ihre Gruppe im rechten Teil des Fensters.

ImageWählen Sie im Feld Befehle auswählen den Eintrag Alle Befehle.

ImageJetzt sehen Sie alle möglichen Excel-Befehle alphabetisch sortiert.

ImageMarkieren Sie den gewünschten Befehl und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

ImageErzeugen Sie jetzt die notwendigen Gruppen und fügen Sie die gewünschten Befehle ein.

ImageFür die Schaltflächen, die kein Symbol besitzen, können Sie das Symbol ändern.

ImageMarkieren Sie den gewünschten Befehl, nachdem Sie ihn mit dem Befehl Hinzufügen in Ihre Gruppe aufgenommen haben, und klicken Sie auf die Schaltfläche Umbenennen.

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Bild 1.25: Mögliche Symbole für die Schaltflächen.

ImageWenn Sie alle Befehle aufgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.

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Bild 1.26: Die eigene Registerkarte im Menüband.

Programmoptionen einstellen

Wenn Sie grundlegende Einstellungen in Ihrer Anwendung vornehmen möchten, führen Sie dies über das Fenster Optionen durch.

ImageUm beispielsweise einzustellen, in welchem Format Ihre Dateien gespeichert werden sollen, klicken Sie in Datei auf den Eintrag Optionen.

ImageDieses Fenster ist in verschiedene Kategorien eingeteilt. Um zur gewünschten Kategorie zu gelangen, klicken Sie auf den Kategorienamen.

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Bild 1.27: Das Fenster zu den Optionen.

ImageSchalten Sie zur Kategorie Speichern. Im ersten Listenfeld können Sie den Standarddateityp zum Speichern Ihrer Dateien festlegen. Excel 2013 beispielsweise arbeitet mit dem Dateiformat *.docx, unterstützt aber alle Formate der Vorgängerversionen von Word und weitere Dateiformate.

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Bild 1.28: Optionen zum Speichern Ihrer Dateien.

Über das Listenfeld können Sie einstellen, welches Dateiformat Ihnen Excel beim Speichern anbietet. Sie können dies für jedes Dokument beim ersten Speichern allerdings noch ändern.

ImageBestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.

1.6Nicht gespeichert?

Wem ist das nicht schon einmal passiert? Man hat seine Arbeit gemacht, und durch ein unglückliches Versehen wurde sie nicht gespeichert. Da Office 2013 standardmäßig Ihre Arbeit auch im Hintergrund in eine temporäre Datei speichert, besteht die Möglichkeit, Ihre Daten wiederherzustellen.

Änderungen an einer Datei nicht speichern

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Tabelle, ein Dokument oder eine Präsentation erstellt und gespeichert. Danach führen Sie weitere Änderungen durch. Beim Schließen der Anwendung klicken Sie aus Versehen auf die Schaltfläche Nicht speichern.

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Bild 1.29: Die Änderungen nicht speichern.

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Tipp

Im Fenster weist die Anwendung Sie bereits darauf hin, dass eine Kopie der aktuellen Datei gespeichert wird.

Wenn Sie jetzt die Tabelle, das Dokument oder die Präsentation wieder öffnen, sehen Sie zu Beginn den Zustand, der beim letzten Speichern existierte.

ImageWählen Sie Datei/Informationen und klicken Sie auf die Schaltfläche Versionen verwalten.

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Bild 1.30: Die Anwendung hat eine aktuellere Version Ihrer Datei.

ImageKlicken Sie auf den Eintrag Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen.

ImageSchließen Sie das Fenster Öffnen. Jetzt sehen Sie die Datei mit den Änderungen, die Sie nicht gespeichert haben.

ImageFolgen Sie den Anweisungen und speichern Sie jetzt die Datei.

Bitte beachten Sie dabei Folgendes: Diese Option entbindet Sie nicht vom regelmäßigen Speichern, und sie muss aktiviert sein.

ImageWählen Sie Datei/Optionen und aktivieren Sie die Kategorie Speichern.

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Bild 1.31: Die Optionen zum AutoWiederherstellen.

Die Anwendung speichert Ihre Änderungen automatisch alle zehn Minuten. Diesen Wert können Sie im zweiten Feld ändern bzw. komplett deaktivieren.

ImageGeben Sie ein Intervall ein, nach dem die Anwendung Ihre Arbeiten automatisch speichert.

Im dritten Feld sehen Sie den Speicherort für die automatisch gespeicherten Dateien.

Datei ohne Namen nicht gespeichert

Wenn Sie eine Datei ungespeichert geschlossen haben, die noch keinen Dateinamen besitzt, führen Sie die folgenden Schritte durch:

ImageWählen Sie Datei/Informationen und klicken Sie auf die Schaltfläche Versionen verwalten.

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Bild 1.32: Die Optionen zum AutoWiederherstellen.

ImageKlicken Sie auf den Eintrag Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen.

ImageMarkieren Sie im Dialogfeld Öffnen die Mappe, die Sie öffnen möchten.

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Bild 1.33: Diese Mappen ohne Dateinamen sind noch nicht gespeichert.

ImageSie erhalten einen Hinweis dazu, dass Sie diese Mappe jetzt speichern sollten.

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Bild 1.34: Der Hinweis auf das nachträgliche Speichern.

Auf diesem Weg können Sie Dateien nachträglich noch speichern. Hier gilt ebenfalls, dass die Option des automatischen Speicherns aktiviert sein muss. Dies wurde auf der vorherigen Seite beschrieben.

1.7Die Designs

In Excel, Word und PowerPoint stehen Ihnen die Designs zur Verfügung. Mithilfe eines Designs können Sie Dokumente einheitlich gestalten. Besonders für Unternehmen haben die Designs eine große Bedeutung. So können Schriftarten und Farben in einem Design zusammengefasst werden und stehen allen Nutzern zur Verfügung. Während früher die Farben recht umständlich von einer Mappe in eine andere übertragen wurden, leisten heute die Designs bessere Arbeit.

ImageAktivieren Sie die Registerkarte Seitenlayout und klicken Sie auf die Schaltfläche Designs.

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Tipp

In Word und PowerPoint finden Sie die Designs auf der Registerkarte Entwurf.

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Bild 1.35: Die Liste der Designs.

ImageWählen Sie ein Design aus. Je nachdem, welches Design Sie gewählt haben, haben sich in Ihrem Dokument die Standardschriftart und gegebenenfalls auch Schrift- und Füllfarben geändert.

In den Feldern Schriftart, Füllfarbe und Schriftfarbe haben sich die Farben im Bereich Designs geändert.

Jetzt können Sie die Farben schneller auswählen.