Über den Autor

Curtis Frye hat bisher mehr als 30 Bücher zu den verschiedensten Office-Themen verfasst, u.a. Microsoft Excel 2013 Step by Step für Microsoft Press und Brilliant Excel VBA Programming für Pearson, Großbritannien. Für lynda.com hat er mehr als drei Dutzend Online-Kurse konzipiert und aufgenommen, einschließlich Excel for Mac 2016 Essential Training und Excel 2013: PivotTables in Depth. Neben seiner Tätigkeit als Autor ist Curt ein gern gesehener Redner auf Konferenzen. Er ist Mitglied der Comedy-Truppe Oregon ComedySportz, die sich auch Improvisationstheater spezialisiert hat, und er tritt als Performance-Künstler auf. Curt lebt mit seiner Frau und drei Katzen in Portland, USA.

Microsoft Excel 2016
Schritt für Schritt

Curtis Frye

Curtis Frye

Übersetzung: Rainer G. Haselier

Lektorat: Thomas Braun-Wiesholler, München

Copy-Editing: Dorothee Klein, Siegen

Herstellung: Nadine Thiele

Satz: Gerhard Alfes, mediaService, Siegen, www.mediaservice.tv

Umschlaggestaltung: Helmut Kraus, www.exclam.de

Druck und Bindung: M.P. Mediaprint Informationsdienste, Paderborn

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

ISBN:

Buch    978-3-86490-329-8

PDF    978-3-86491-864-3

ePub    978-3-86491-865-0

mobi    978-3-86491-866-7

Translation Copyright für die deutschsprachige Ausgabe © 2016 dpunkt.verlag GmbH

Wieblinger Weg 17

69123 Heidelberg

Copyright der amerikanischen Originalausgabe © Curtis Frye, 2015

Title of American original: Microsoft Excel 2016 Step by Step

Published by Microsoft Press

ISBN: 978-0-7356-9880-2

Die vorliegende Publikation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Die Verwendung der Texte und Abbildungen, auch auszugsweise, ist ohne die schriftliche Zustimmung des Verlags urheberrechtswidrig und daher strafbar. Dies gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung oder die Verwendung in elektronischen Systemen.

Es wird darauf hingewiesen, dass die im Buch verwendeten Soft- und Hardware-Bezeichnungen sowie Markennamen und Produktbezeichnungen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen.

Alle Angaben und Programme in diesem Buch wurden mit größter Sorgfalt kontrolliert. Weder Autor noch Verlag können jedoch für Schäden haftbar gemacht werden, die in Zusammenhang mit der Verwendung dieses Buchs stehen.

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Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Für wen ist dieses Buch

Der Schritt-für-Schritt-Ansatz

Die Übungsdateien herunterladen

Schrittfolgen anpassen

E-Book-Edition

Feedback und Support

Teil A: Arbeitsmappen erstellen und formatieren

1     Eine Arbeitsmappe erstellen

Die verschiedenen Editionen von Excel 2016

Excel 2016

Excel Online

Mobile Excel-Apps

Neue Features in Excel 2016

Arbeitsmappen erstellen

Arbeitsmappen bearbeiten

Arbeitsblätter bearbeiten

Zellen verbinden und Zellverbund aufheben

Das App-Fenster von Excel 2016 anpassen

Zoomfaktor des Arbeitsblatts ändern

Mehrere Arbeitsmappen-Fenster anordnen

Schaltflächen in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen

Das Menüband anpassen

Zusammenfassung

Übungsaufgaben

2     Mit Daten und Excel-Tabellen arbeiten

Daten eingeben und überarbeiten

Daten mithilfe der Blitzvorschau bearbeiten

Daten innerhalb einer Arbeitsmappe verschieben

Daten suchen und ersetzen

Rechtschreibprüfung und Recherchewerkzeuge

Excel-Tabellen definieren

Zusammenfassung

Übungsaufgaben

3     Mit Daten rechnen

Datenbereiche benennen

Formeln erstellen, um Werte zu berechnen

Operatoren und deren Priorität

Daten zusammenfassen, die bestimmte Bedingungen erfüllen

Optionen zur iterativen Berechnung und zur automatischen Neuberechnung konfigurieren

Arrayformeln verwenden

Fehler in Berechnungen finden und korrigieren

Zusammenfassung

Übungsaufgaben

4     Das Erscheinungsbild von Arbeitsmappen ändern

Zellen formatieren

Formatvorlagen definieren

Arbeitsmappendesigns und Tabellenformatvorlagen zuweisen

Zahlen besser lesbar machen

Die Darstellung der Daten in Abhängigkeit von ihren Werten ändern

Bilder in Arbeitsblätter einfügen

Zusammenfassung

Übungsaufgaben

Teil B: Daten analysieren und präsentieren

5     Mit Arbeitsblattdaten arbeiten

Festlegen, welche Daten auf dem Bildschirm angezeigt werden

Daten auswerten

Zeilen zufällig auswählen

Arbeitsblätter mit ausgeblendeten und gefilterten Zeilen auswerten

Eindeutige Werte in einer Datenmenge auflisten

Gültigkeitsregeln für Zellbereiche definieren

Zusammenfassung

Übungsaufgaben

6     Daten neu anordnen und gliedern

Arbeitsblattdaten sortieren

Daten anhand von benutzerdefinierten Listen sortieren

Daten gruppieren und in Ebenen organisieren

In einem Arbeitsblatt nach Informationen suchen

Zusammenfassung

Übungsaufgaben

7     Daten aus mehreren Quellen kombinieren

Arbeitsmappen als Vorlagen für andere Arbeitsmappen verwenden

Verknüpfungen zu Daten in anderen Arbeitsblättern und Arbeitsmappen verwenden

Mehrere Datensätze in einer Arbeitsmappe konsolidieren

Zusammenfassung

Übungsaufgaben

8     Alternative Datensätze analysieren

Daten mit den Werkzeugen zur Schnellanalyse untersuchen

Alternative Datensätze definieren

Mehrere alternative Datensätze definieren

Daten mithilfe von Datentabellen analysieren

Mithilfe der Zielwertsuche ein vorgegebenes Ergebnis anstreben

Mithilfe von Solver nach optimalen Lösungen suchen

Daten anhand statistischer Kenngrößen analysieren

Zusammenfassung

Übungsaufgaben

9     Diagramme und Grafiken erstellen

Diagramme erstellen

Neue Diagrammtypen erstellen

Das Aussehen der Diagramme anpassen

Trends in Ihren Daten erkennen

Verbunddiagramme erstellen

Daten mithilfe von Sparklines zusammenfassen

Diagramme mithilfe von SmartArt-Grafiken erstellen

Formen und mathematische Gleichungen erstellen

Zusammenfassung

Übungsaufgaben

10   Mit PivotTables dynamische Arbeitsblätter erstellen

Daten dynamisch mithilfe von PivotTable-Berichten analysieren

PivotTable-Daten filtern, anzeigen und verbergen

PivotTables bearbeiten

PivotTables formatieren

PivotTables aus externen Daten erzeugen

Dynamische Diagramme mithilfe von PivotCharts erstellen

Zusammenfassung

Übungsaufgaben

Teil C: Zusammenarbeiten und Freigeben in Excel

11   Arbeitsblätter und Diagramme drucken

Kopf- und Fußzeilen in die Druckseiten einfügen

Arbeitsblätter für den Ausdruck vorbereiten

Den Inhalt des Arbeitsblatts an die gedruckte Seite anpassen

Seitenumbrüche in einem Arbeitsblatt festlegen

Die Druckreihenfolge festlegen

Arbeitsblätter ausdrucken

Bereiche von Arbeitsblättern drucken

Diagramme drucken

Zusammenfassung

Übungsaufgaben

12   Arbeitsabläufe mithilfe von Makros automatisieren

Makros aktivieren und untersuchen

Makrosicherheit ab Excel 2010

Makros untersuchen und überarbeiten

Makros erstellen und bearbeiten

Makros durch Klicken auf eine Schaltfläche starten

Makros beim Öffnen einer Arbeitsmappe starten

Formularsteuerelemente in ein Arbeitsblatt einfügen

Zusammenfassung

Übungsaufgaben

13   Zusammenspiel mit anderen Microsoft Office-Apps

Office-Dokumente in Excel-Arbeitsmappen einfügen

Office-Dokumente verknüpft in Excel einfügen

Dateien in Excel und in anderen Office-Apps einbetten

Hyperlinks erstellen

Excel-Diagramme in Dokumente einfügen

Zusammenfassung

Übungsaufgaben

14   Mit Kollegen zusammenarbeiten

Arbeitsmappen freigeben

Arbeitsmappen für die elektronische Verteilung speichern

Kommentare verwenden

Änderungen nachverfolgen und organisieren

Arbeitsmappen und -blätter schützen

Arbeitsmappen als abgeschlossen kennzeichnen

Arbeitsmappen digital signieren

Arbeitsmappen für das Web speichern

XML-Daten importieren und exportieren

OneDrive und Excel Online verwenden

Zusammenfassung

Übungsaufgaben

Teil D: Fortgeschrittene Analyse durchführen

15   Business-Intelligence-Analysen durchführen

Die Add-Ins zur Datenanalyse aktivieren

Beziehungen zwischen Tabellen definieren

Daten mithilfe von Power Pivot analysieren

Daten mithilfe von Zeitachsen filtern

Mit Power Query externe Daten abrufen

Zusammenfassung

Übungsaufgaben

16   Prognosen und Visualisierungen erstellen

Prognosearbeitsblätter erstellen

Measures definieren und verwalten

Key-Performance-Indikatoren definieren und darstellen

3D-Karten erstellen

Zusammenfassung

Übungsaufgaben

Tastenkombinationen

Glossar

Stichwortverzeichnis

Einleitung

Willkommen! Dieses Buch aus der Reihe Schritt für Schritt wurde so konzipiert, dass Sie es von vorne nach hinten lesen können, um den Einsatz von Microsoft Excel 2016 zu erlernen. Sie erwerben so nach und nach neue Fertigkeiten und können am Ende des Buchs auch komplexere Aufgaben mit Excel erledigen. Falls Sie es bevorzugen, können Sie auch einfach genau das Kapitel lesen, das sich mit dem Thema befasst, zu dem Sie Hilfe und Anleitungen benötigen. Die zahlreichen Schrittfolgen, die Sie in jedem Kapitel finden, sind kurz, prägnant und genau auf den Punkt. Sie geben Ihnen genau die Fakten an die Hand, die Sie brauchen, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Darüber hinaus finden Sie in jedem Kapitel informative, farbige Abbildungen, die die Vermittlung der Inhalte unterstützen.

Für wen ist dieses Buch

Sie können Microsoft Excel 2016 Schritt für Schritt sowohl zum Erlernen der Software als auch als Nachschlagewerk verwenden. Es spielt keine Rolle, ob Sie Microsoft Office privat oder im beruflichen Umfeld einsetzen, um mit Excel Ihre Daten zu verwalten, um nützliche Analysen und Visualisierungen zu erstellen, oder um mit den Business-Intelligence-Tools von Excel Erkenntnisse über die Geschäftsabläufe in Ihrem Unternehmen zu gewinnen. Die Inhalte dieses Buchs wurden so konzipiert, dass sie sowohl für Leser geeignet sind, die bereits frühere Versionen von Excel kennen, als auch für diejenigen, für die Excel 2016 der erste Kontakt mit dieser Software darstellt.

Der Schritt-für-Schritt-Ansatz

Die Themen, die im Buch behandelt werden, sind in vier Teilen zusammengefasst, wobei jeder Teil zusammengehörende Fertigkeiten, die beim Einsatz von Excel wichtig sind, beschreibt. In jedem Teil finden Sie einzelne Kapitel, die jeweils eine bestimmte Gruppe von Fertigkeiten beschreiben. Jedes Kapitel enthält verschiedene Einzelthemen, in denen zusammengehörende Fertigkeiten gruppiert sind. Jedes Einzelthema in den verschiedenen Kapiteln beginnt mit einer erläuternden Einführung und endet mit gut nachvollziehbaren Schritt-für-Schritt-Anweisungen, die genau erklären, wie Sie in Excel eine bestimmte Aufgabe lösen. Am Ende jedes Kapitels finden Sie mehrere Übungsaufgaben, die sich mit dem Wissen, das Sie im betreffenden Kapitel erworben haben, lösen lassen. Falls Sie einmal nicht genau wissen, wie Sie eine Aufgabe erledigen sollen, können Sie immer die Schrittfolgen des Kapitels zu Rate ziehen. Zum Durcharbeiten der Übungsaufgaben können Sie die wahlweise die Übungsdateien, die Sie von der Website zum Buch herunter-laden können, oder aber Ihre eigenen Dateien verwenden.

Die Übungsdateien herunterladen

Damit Sie die Übungsaufgaben in den einzelnen Kapiteln durcharbeiten können, müssen Sie zuerst die Übungsdateien dieses Buchs auf Ihren Computer herunterladen. Sie finden diese unter http://www.dpunkt.de/excel-2016-SFS im Bereich »Online-Material«. Auf der Website finden Sie weitere Informationen.

WICHTIG Excel 2016 steht auf der Website zum Buch nicht zum Download zur Verfügung. Sie sollten diese App installieren, bevor Sie die Schrittfolgen und Übungsaufgaben dieses Buchs lesen bzw. bearbeiten.

Sie können die Dateien öffnen, die den Ausgangspunkt einer Übung darstellen, und die Dateien am Ende der Übung speichern. Falls Sie die Übungsaufgaben zu einem späteren Zeitpunkt erneut durchführen, können Sie die Originaldateien einfach ein weiteres Mal aus der heruntergeladenen Zip-Datei extrahieren.

SIEHE AUCH Weitere Informationen über das Öffnen und Speichern von Dateien finden Sie im Abschnitt »Arbeitsmappen erstellen« in Kapitel 1, »Eine Arbeitsmappe erstellen«.

In der folgenden Tabelle sind alle Übungsdateien dieses Buchs aufgeführt:

Schrittfolgen anpassen

Das Buch enthält zahlreiche Abbildungen, in denen Elemente der Excel-Benutzeroberfläche (wie das Menüband und das App-Fenster) dargestellt werden, die Sie verwenden, während Sie in Excel auf einem Windows-Computer bestimmte Aufgaben erledigen. Die meisten der Abbildungen, in denen das Menüband dargestellt ist, wurden auf einem Bildschirm in einer Auflösung von 1920 x 1080 Bildpunkten gemacht. Falls Sie eine andere Bildschirmauflösung oder Excel nicht im Vollbildmodus verwenden, in dem die App den gesamten Bildschirm belegt, kann es sein, dass das Menüband bei Ihnen etwas anders aussieht als in den Abbildungen dieses Buchs.

Das Menüband passt sich automatisch an den Platz an, den es zur Verfügung hat. Steht weniger Platz zur Verfügung, werden beispielsweise die Befehle einer Gruppe zusammengefasst und im Menüband ist dann lediglich die Gruppenschaltfläche sichtbar. Dies beeinflusst die Aktionen, die Sie vornehmen müssen, um einen bestimmten Befehl zu wählen. Daher kann es sein, dass Sie die Schrittfolgen in diesem Buch ein wenig anpassen müssen, damit sie zu den »Gegebenheiten« auf Ihrem Bildschirm passen.

Einfache Schrittanweisungen verwenden dieses Format:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf die Schaltfläche SmartArt.

Falls sich der Befehl in einer Liste befindet, verwenden unsere Schrittfolgen das folgende Format:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zellen auf den Pfeil der Schaltfläche Löschen und dann auf Blattzeilen löschen.

Ist die Schaltfläche in der Gruppe des Menübands sichtbar, können Sie sie direkt anklicken. Falls sich aufgrund von Unterschieden zwischen der von Ihnen und uns verwendeten Bildschirmauflösung und Größe des Excel-Fensters Unterschiede in der Darstellung des Menübands ergeben, können Sie die im Buch verwendeten Schrittfolgen einfach anpassen, um den benötigten Befehl zu finden. Klicken Sie zuerst die angegebene Registerkarte an und suchen Sie dann nach der angegebenen Befehlsgruppe. Falls eine Gruppe als Gruppenliste oder als Gruppenschaltfläche zusammengefasst wurde, klicken Sie die Liste bzw. die Gruppenschaltfläche an, um die zur Gruppe gehörenden Befehle zu sehen. Falls Sie die benötigte Schaltfläche nicht auf den ersten Blick erkennen können, zeigen Sie auf mögliche Kandidaten, damit der Name der Schaltfläche in einer QuickInfo angezeigt wird.

Anweisungen, die aus mehreren Einzelschritten bestehen, verwenden dieses Format:

1. Um den Absatz zu markieren, den Sie in Spalten darstellen wollen, klicken Sie den Absatz dreimal an.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Seite einrichten auf die Schaltfläche Spalten, um das zugehörige Menü zu öffnen.

3. Klicken Sie im Menü Spalten auf Drei.

Falls Sie in nachfolgenden Schrittfolgen die gleiche Befehlssequenz verwenden müssen, kann es sein, dass diese dort in vereinfachter, komprimierter Form angegeben sind, um zu viele Wiederholungen zu vermeiden:

1. Markieren Sie den Absatz, den Sie dreispaltig formatieren wollen.

2. Klicken Sie im Menü Spalten auf Drei.

Die Anweisungen in diesem Buch gehen davon aus, dass Sie die Bildschirmelemente von Excel durch Klicken (mit einer Maus, einem Touchpad oder einem anderen Eingabegerät) auswählen. Falls Sie eine andere Eingabemethode verwenden, beispielsweise weil Ihr Computer mit einem Touchscreen ausgestattet ist und Sie daher mit Ihrem Finger oder einem Stift auf den Bildschirm tippen, dann ersetzen Sie das »Klicken« in den Schrittfolgen durch die Eingabemethode, die Sie verwenden.

Die Elemente der Benutzerschnittstelle von Excel, die Sie anklicken bzw. antippen, werden in diesem Buch mit dem Begriff Schaltfläche (und nicht Taste) bezeichnet. Die physikalischen Tasten Ihrer Tastatur hingegen werden Tasten genannt. Wir verwenden also die Standardterminologie, wie sie auch in der Dokumentation dieser Produkte verwendet wird.

An den Stellen, an denen Sie in den Schrittfolgen aufgefordert werden, bestimmte Informationen einzugeben, können Sie dies mit einer externen Tastatur erledigen, hierfür auf eine Bildschirmtastatur tippen oder die Spracheingabe verwenden. Wie Sie genau vorgehen, hängt zum einen von der Ausstattung Ihres Computers und zum anderen davon ab, welche Eingabeart Sie bevorzugen.

E-Book-Edition

Falls Sie die E-Book-Edition dieses Buchs lesen, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Volltextsuche

• Drucken

• Kopieren und einfügen

Sie können die E-Book-Edition dieses und anderer Bücher von Microsoft Press und dpunkt.verlag auf der Website www.dpunkt.de erwerben.

Feedback und Support

Wir haben uns sehr um die Richtigkeit der in diesem Buch enthaltenen Informationen bemüht. Fehler, die seit der Veröffentlichung bekannt geworden sind, werden auf der Microsoft Press-Website (in englischer Sprache) aufgelistet: http://aka.ms/Excel2016SBS/errata.

Sollten Sie einen Fehler finden, der noch nicht aufgeführt ist, würden wir uns freuen, wenn Sie uns auf der gleichen Seite darüber informieren (in englischer Sprache).

Mit Anmerkungen, Fragen oder Verbesserungsvorschlägen zu diesem Buch können Sie sich aber auch an den dpunkt.verlag wenden: hallo@dpunkt.de.

Bitte beachten Sie, dass über unsere E-Mail-Adresse kein Software-Support angeboten wird.

Für Supportinformationen bezüglich der hier im Buch beschriebenen Microsoft-Produkte besuchen Sie bitte die Microsoft-Website: http://support.microsoft.com.

Teil A

Arbeitsmappen erstellen und formatieren

Kapitel 1

Eine Arbeitsmappe erstellen

Kapitel 2

Mit Daten und Excel-Tabellen arbeiten

Kapitel 3

Mit Daten rechnen

Kapitel 4

Das Erscheinungsbild von Arbeitsmappen ändern

1 Eine Arbeitsmappe erstellen

In diesem Kapitel

• Die verschiedenen Editionen von Excel 2016 kennenlernen

• Neue Features in Excel 2016 kennenlernen

• Arbeitsmappen erstellen

• Arbeitsmappen bearbeiten

• Arbeitsblätter bearbeiten

• Zellen verbinden und Zellverbund aufheben

• Das App-Fenster von Excel 2016 anpassen

Übungsdateien

Verwenden Sie für dieses Kapitel die Übungsdateien aus dem Ordner Kapitel01. Hinweise zum Download der Übungsdateien finden Sie in der Einleitung dieses Buchs.

Wenn Sie eine neue Excel 2016-Arbeitsmappe erstellen, zeigt die App eine leere Arbeitsmappe an, die lediglich ein Arbeitsblatt enthält. Sie können Arbeitsblätter hinzufügen, löschen, ausblenden (ohne sie zu löschen) und die Reihenfolge der Arbeitsblätter ändern. Außerdem besteht die Möglichkeit, ein Arbeitsblatt in eine andere Arbeitsmappe zu kopieren oder auch zu verschieben – dann ist das Arbeitsblatt jedoch in der ursprünglichen Arbeitsmappe nicht mehr vorhanden. Wenn Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen mit einer großen Anzahl von Arbeitsmappen arbeiten, können Sie Eigenschaften definieren, die das Auffinden einer bestimmten Arbeitsmappe mit der Windows-Suchfunktion erleichtern.

Sie können sich das Arbeiten mit Excel vereinfachen, indem Sie das Fenster der App an Ihre Arbeitsgewohnheiten anpassen. Gibt es zum Beispiel einen Befehl, den Sie häufiger verwenden, können Sie ihn in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen und so jederzeit mit nur einem Klick ausführen. Gibt es gleich mehrere solcher Befehle oder ganze Befehlsgruppen, können Sie in dem Menüband eine neue Registerkarte einfügen und die Befehle auf dieser Registerkarte zusammenfassen. Außerdem können Sie Registerkarten ausblenden, einblenden oder deren Reihenfolge auf dem Menüband ändern.

In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie Arbeitsmappen anlegen und bearbeiten, wie Sie einer Arbeitsmappe Arbeitsblätter hinzufügen und diese bearbeiten, wie Sie die Suche nach Ihren Arbeitsmappen vereinfachen, wie Sie Zellen verbinden und einen Zellverbund aufheben und wie Sie das Fenster der Excel 2016-App anpassen.

Die verschiedenen Editionen von Excel 2016

Microsoft Office 2016 enthält Apps, mit denen Sie verschiedene Arten von Dokumenten erstellen und bearbeiten können und die das Arbeiten zu Hause, im Berufsleben und in Schule/Studium vereinfachen. Zu diesen Apps gehören Microsoft Word 2016, Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016, Access 2016, OneNote 2016 und Publisher 2016. Sie können diese Apps in unterschiedlichen Paketen erwerben, die mehrere Apps enthalten. Die meisten der genannten Apps sind auch einzeln erhältlich.

In den Office 2016-Apps lassen sich die Werkzeuge, die Sie benötigen, schnell finden. Da die einzelnen Apps als integriertes Paket konzipiert wurden, lassen sich Fertigkeiten, die Sie mit einer App erworben haben, leicht auf die anderen Apps übertragen. Die Einsatzmöglichkeiten sind dabei nicht auf Ihren PC beschränkt. Neben der traditionellen Desktopedition von Excel können Sie auch Excel online in Kombination mit Microsoft OneDrive – das früher unter dem Namen SkyDrive bekannt war – verwenden.

Excel 2016

Die Desktopversion von Excel 2016 wird auf Ihrem Computer installiert. Die Desktopversion der App enthält alle Features, die in Excel 2016 eingebaut wurden. Sie können Excel 2016 als Teil eines der Office-Pakete erwerben, als eigenständige App oder im Rahmen eines Office 365-Abonnements, mit dem Sie die Desktopversionen der Office-Apps sowohl für PCs als auch für Macs über das Internet installieren können.

TIPP Office 365 ist ein cloudbasierter Aboservice. Es gibt verschiedene Abonnementspläne, mit denen Sie die Vollversion von Excel 2016, die Onlineversion oder beide nutzen können.

Excel Online

Es wird immer wichtiger, dass die Dokumente überall zur Verfügung stehen und nicht nur dann, wenn Sie an Ihrem PC arbeiten. Um allen, die mobil arbeiten, Zugriff auf ihre Daten zu ermöglichen, hat Microsoft Office Online entwickelt, zu dem Onlineversionen von Excel, Word, PowerPoint, Outlook und OneNote gehören. Office Online ist eine Komponente des Office 365-Abonnements und steht auch kostenlos als Bestandteil des Cloud-Diensts OneDrive zur Verfügung.

Sie können Excel Online verwenden, um Dateien zu bearbeiten, die entweder in Ihrem One-Drive-Konto oder auf einer Microsoft SharePoint-Site gespeichert sind. Excel Online kann Dateien im Format der Version 2010 und neuer so darstellen, wie sie auch in der Desktop-version der App angezeigt werden. Die Onlineversion von Excel enthält alle Basisfunktionen, die Sie zum Bearbeiten Ihrer Daten benötigen. Außerdem können Sie PivotTable-Berichte ansehen und bearbeiten, Diagramme einfügen und Ihre Daten formatieren.

Sie können Excel Online verwenden, um Ihre Arbeitsmappen online freizugeben, sie in andere Websites einzubetten und vom Web aus zugängliche Umfragen erstellen, bei denen die Antworten der Benutzer direkt in eine Excel-Arbeitsmappe in Ihrem OneDrive-Konto gespeichert werden.

Nachdem Sie eine Datei mit Excel Online geöffnet haben, können Sie sie entweder in Ihrem Browser bearbeiten oder die Datei in der Desktop-App öffnen. Wenn Sie die Datei in der Desktop-App öffnen, werden alle Änderungen in der Version der Datei gespeichert, die sich in Ihrem OneDrive-Konto befindet. Hierdurch haben Sie immer auf die aktuellste Version der Datei Zugriff, und zwar unabhängig davon, wo und wie Sie auf die Datei zugreifen.

Zum Zeitpunkt der Drucklegung dieses Buchs kann Office Online mit folgenden Browsern verwendet werden: Microsoft Edge, Internet Explorer 7 oder neuer, Firefox 3.5 oder neuer und Chrome 3 und neuer für Windows. Sie können Office Online auch auf dem Mac verwenden, wenn Sie Safari 4 oder neuer einsetzen. Unter Linux können Sie Chrome 3 oder neuer verwenden.

Mobile Excel-Apps

Neben den Versionen von Excel 2016 für den PC, den Mac und für den Onlineeinsatz steht Excel außerdem für verschiedene mobile Plattformen zur Verfügung. Wenn Sie ein Windows-basiertes Tablet besitzen, können Sie die Vorteile der Office 2016-Apps (Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016, OneNote 2016, Outlook 2016, Publisher 2016 und Access 2016) nutzen, vorausgesetzt, Sie setzen Windows 7 oder neuer ein. Die Office Mobile-Apps (Word Mobile, Excel Mobile, PowerPoint Mobile und OneNote) setzen Windows 10 voraus.

Die Office-Apps für iOS (iPad, Phone) erfordern iOS 7.1 oder neuer. Wenn Sie ein AndroidGerät verwenden, können Sie die Office-Apps für Android auf Tablets und Smartphones installieren, auf denen Android KitKat 4.4 oder neuer läuft, und die einen ARM-basierten oder einen Intel x86-Prozessor verwenden.

Neue Features in Excel 2016

Excel 2016 enthält all die nützlichen Funktionen, die bereits in vorherigen Versionen der App enthalten waren. Falls Sie bereits eine frühere Excel-Version verwendet haben, wollen Sie wahrscheinlich wissen, mit welchen neuen Features Excel 2016 aufwartet. Zu den neuen Funktionen von Excel 2016 gehören:

• Was möchten Sie tun? Excel 2016 ist eine mächtige und umfangreiche App. Daher ist es schwierig, sich immer an alles zu erinnern, was Sie mit Excel machen können. Wenn Sie nach einer Anleitung für eine bestimmte Aktion suchen, geben Sie das, wonach Sie suchen, in das neue Suchfeld Was möchten Sie tun? ein, das im Menüband sichtbar ist, drücken Sie die -Taste und Sie erhalten die Informationen, die Sie brauchen.

• Neue Diagrammtypen In Excel 2016 stehen Ihnen sechs neue Diagrammtypen zur Verfügung: Wasserfall, Histogramm, Pareto, Kastendiagramm, Treemap und Sunburst. Mit diesen neuen Diagrammtypen verbessern Sie die Möglichkeiten zum Zusammenfassen Ihrer Daten und Sie erhalten so sinnvolle Informationen über Ihr Unternehmen.

• Mehrfachauswahl in Datenschnitten Datenschnitte sind eine visuelle Darstellung der Filter, die Sie auf Excel-Tabellen und PivotTable-Berichte angewendet haben. In Excel 2013 müssten Sie die Tasten und verwenden, um mehrere Werte auszuwählen. In Excel 2016 können Sie die Schaltfläche Mehrfachauswahl anklicken und danach auch mehrere Elemente auswählen, ohne dazu die Tasten und zu verwenden.

• Mathematische Formeln In Excel 2016, Word 2016 und PowerPoint 2016 können Sie nun eine mathematische Formel bzw. Gleichung eingeben, indem Sie bei Geräten, die die Toucheingabe unterstützen, einen digitalen Stift oder Ihre Finger verwenden. Dieses Feature ergänzt den integrierten Formel-Editor und kann zu erheblichen Zeitersparnissen führen.

• Insights für Office Mit Insights für Office erfahren Sie mehr über die Inhalte, da Ihnen aus verschiedenen Quellen, wie Bing Snapshot, Wikipedia, Bing-Bildersuche und dem Oxford-Wörterbuch, weitere Informationen im Kontext dessen angezeigt werden, was Sie gerade lesen oder schreiben.

Arbeitsmappen erstellen

Jedes Mal, wenn Sie Daten zusammenstellen und speichern möchten, die keinen direkten Bezug zu bereits vorhandenen Daten haben, sollten Sie eine neue Arbeitsmappe erstellen. Neue Excel-Arbeitsmappen enthalten standardmäßig ein Arbeitsblatt. Sie können jedoch bei Bedarf weitere Arbeitsblätter einfügen. Nach dem Start von Excel wird standardmäßig die Seite Zuletzt verwendet der Backstage-Ansicht angezeigt.

Erstellen Sie auf der Seite Zuletzt verwendet und der Seite Neu der Backstage-Ansicht neue Arbeitsmappen

Sie können eine der in Excel 2016 eingebauten Vorlagen anklicken oder eine leere Arbeitsmappe erstellen. Sie können dann Daten in die Zellen des Arbeitsblatts eingeben oder eine bereits vorhandene Arbeitsmappe öffnen. Nachdem Sie Daten in die Arbeitsmappe eingegeben haben, können Sie Ihre Arbeit speichern.

TIPP Sie können die Arbeitsmappe auch durch Drücken der Tastenkombination speichern. Weitere Informationen zu Tastenkombinationen finden Sie im Abschnitt »Tastenkombinationen« am Ende dieses Buchs.

WICHTIG Viele Leser fragen sich, wie oft sie ihre Dateien speichern sollen. Nun, wenn Sie sich angewöhnen, Ihre Daten regelmäßig zu speichern, etwa alle halbe Stunde, möglicherweise sogar alle fünf Minuten, sind Sie schon mal auf der sicheren Seite. Ansonsten gilt: Der beste Zeitpunkt zum Speichern ist, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, die Sie nur sehr ungern erneut eintippen möchten.

Wenn Sie eine Datei speichern, überschreiben Sie den alten Inhalt der Datei. Falls Sie sowohl die Änderungen speichern wollen, die Sie an einer Arbeitsmappe vorgenommen haben und gleichzeitig die vorherige Version aufbewahren wollen, können Sie die Datei unter einem neuen Namen oder in einem anderen Ordner speichern.

TIPP Um das Dialogfeld Speichern unter mit einer Tastenkombination zu öffnen, drücken Sie .

Im Dialogfeld Speichern unter können Sie die neue Datei in einem anderen Dateiformat oder in einem anderen Speicherort speichern. Angenommen, Sie arbeiten zusammen mit einem Kollegen an einer Arbeitsmappe, der die Daten im Dateiformat Excel 97-2003 benötigt, dann können Sie im Dialogfeld Speichern unter eine Datei in diesem Format abspeichern.

Wenn Sie an einer Datei weiterarbeiten wollen, die Sie bereits erstellt haben, können Sie die Datei auf der Seite Öffnen der Backstage-Ansicht öffnen.

TIPP Um die Seite Öffnen der Backstage-Ansicht anzeigen zu lassen, drücken Sie die Tastenkombination .

Nachdem Sie eine Datei erstellt haben, können Sie mit ihr Informationen verbinden, die das Auffinden der Datei mit der Windows-Suchfunktion erleichtern. Die einzelnen Informationskategorien, auch Dokumenteigenschaften genannt, enthalten jeweils bestimmte Informationen zu Ihrer Datei. So können Sie in Windows Ihre Dateien anhand des Autors, Titels oder sogar dateispezifischer Schlüsselwörter suchen.

Dokumenteigenschaften lassen sich nicht nur auf der Seite Informationen der Backstage-Ansicht festlegen. Sie können auch das Dialogfeld Dokumenteigenschaften verwenden, um dort weitere Kategorien auszuwählen oder um dort eigene festzulegen. Dort können Sie auch Dokumenteigenschaften bearbeiten und sie löschen, falls Sie sie nicht mehr benötigen.

Das Einfügen von Dokumenteigenschaften erleichtert die Suche nach Arbeitsmappen auf Ihrem Server

Nachdem Sie die Bearbeitung einer Arbeitsmappe abgeschlossen haben, können Sie die Änderungen speichern und die Arbeitsmappe schließen.

TIPP Um eine Arbeitsmappe mit einer Tastenkombination zu schließen, drücken Sie .

Neue Arbeitsmappe erstellen

1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

   • Starten Sie Excel, falls die App noch nicht gestartet ist. Doppelklicken Sie auf der Seite Neu der Backstage-Ansicht auf Leere Arbeitsmappe.

   • Falls Excel bereits gestartet ist, klicken Sie im Menüband auf Datei. Klicken Sie dann auf Neu, um die gleichnamige Backstage-Ansicht zu öffnen und doppelklicken Sie auf Leere Arbeitsmappe.

   • Falls Excel bereits gestartet ist drücken Sie

Arbeitsmappe unter einem anderen Namen oder an einem anderen Speicherort speichern

1. Klicken Sie im Menüband auf Datei und dann auf Speichern unter.

2. Klicken Sie auf der Seite Speichern unter der Backstage-Ansicht den Ordner an, in dem Sie die Arbeitsmappe speichern wollen.

3. Geben Sie im Feld Dateiname des Dialogfelds Speichern unter den neuen Namen der Arbeitsmappe ein.

   

   Verwenden Sie das Dialogfeld Speichern unter, um eine neue Version Ihrer Datei zu speichern

4. Um die Datei in einem anderen Format zu speichern, öffnen Sie das Listenfeld Dateityp und wählen Sie einen neuen Dateityp aus.

5. Navigieren Sie, falls gewünscht, zu einem anderen Ordner.

6. Klicken Sie auf Speichern.

oder

1. Drücken Sie .

2. Geben Sie im Feld Dateiname des Dialogfelds Speichern unter den neuen Namen der Arbeitsmappe ein.

3. Um die Datei in einem anderen Format zu speichern, öffnen Sie das Listenfeld Dateityp und wählen Sie einen neuen Dateityp aus.

4. Navigieren Sie, falls gewünscht, zu einem anderen Ordner.

5. Klicken Sie auf Speichern.

Vorhandene Arbeitsmappe öffnen

1. Klicken Sie im Menüband auf Datei und dann auf Öffnen.

   oder

   Drücken Sie .

2. Führen Sie auf der Seite Öffnen der Backstage-Ansicht eine der folgenden Aktionen durch:

   • Klicken Sie in der Liste Zuletzt verwendet eine Datei an

   • Wählen Sie in der Navigationsliste einen anderen Speicherort aus und klicken Sie eine Datei an

   • Klicken Sie auf Durchsuchen und verwenden Sie das Dialogfeld Öffnen, um die Datei zu suchen, die Sie bearbeiten wollen. Klicken Sie die Datei an und klicken Sie abschließend auf Öffnen.

Dokumenteigenschaften festlegen

1. Klicken Sie im Menüband auf Datei und dann, falls erforderlich, auf Informationen.

2. Klicken Sie in der Backstage-Ansicht Informationen in der Gruppe Eigenschaften neben den Beschriftungen auf einen der Texte, die auf hinzufügen enden.

3. Geben Sie einen Wert oder mehrere Werte ein; trennen Sie mehrere Werte durch Kommata.

4. Klicken Sie einen leeren Bereich der Backstage-Seite Informationen an.

Benutzerdefinierte Dokumenteigenschaft festlegen

1. Klicken Sie auf der Seite Informationen der Backstage-Ansicht in der Gruppe Eigenschaften auf Eigenschaften und dann auf Erweiterte Eigenschaften.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Dateiname Eigenschaften auf Anpassen.

   

   Definition von benutzerdefinierten Eigenschaften für Ihre Arbeitsmappe

3. Klicken Sie eine der vorhandenen Eigenschaften an.

   oder

   Geben Sie einen Namen für eine neue Eigenschaft ein.

4. Öffnen Sie das Listenfeld Typ und wählen Sie einen Datentyp aus.

5. Geben Sie in das Feld Wert einen Wert für die Eigenschaft ein.

6. Klicken Sie auf Hinzufügen.

7. Klicken Sie auf OK.

Arbeitsmappe schließen

1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:

   • Klicken Sie im Menüband auf Datei und dann auf Schließen

   • Drücken Sie

Arbeitsmappen bearbeiten

Sie können Excel-Arbeitsmappen verwenden, um die Daten einer bestimmten Geschäftsaktivität zu erfassen. Jedes Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe sollte einem speziellen Teilbereich dieser Aktivität gewidmet sein. Um ein bestimmtes Arbeitsblatt anzuzeigen, klicken Sie einfach den Namen des Arbeitsblatts in der Blattregisterleiste (direkt unter halb der Gitterzellen) an. In der Blattregisterleiste können Sie bei Bedarf auch neue Arbeitsblätter erstellen.

Mit der Blattregisterleiste können Sie ein bestimmtes Arbeitsblatt anzeigen lassen und neue Arbeitsblätter erstellen

Excel weist jedem neu erzeugten Arbeitsblatt einen allgemeinen Namen zu, wie z.B. Tabelle2, Tabelle3 oder Tabelle4. Nachdem Sie sich entschieden haben, welche Daten Sie in dem Arbeitsblatt speichern werden, sollten Sie das Arbeitsblatt umbenennen und einen aussagekräftigeren Namen verwenden. Sie können ein Arbeitsblatt auch innerhalb einer Arbeitsmappe oder zwischen Arbeitsmappen kopieren oder verschieben. Wenn Sie ein Arbeitsblatt innerhalb einer Arbeitsmappe verschieben, ändert sich lediglich seine Position in der Blattregisterleiste. Wenn Sie es in eine andere Arbeitsmappe verschieben, wird das Arbeitsblatt aus der ursprünglichen Arbeitsmappe entfernt. Beim Kopieren eines Arbeitsblatts verbleibt es an seiner ursprünglichen Position und es wird am neuen Ort, bei dem es sich um die aktuelle oder eine andere Arbeitsmappe handeln kann, eine exakte Kopie erstellt.

TIPP Wenn Sie das Kontrollkästchen Kopie erstellen aktivieren, wird das Arbeitsblatt kopiert und nicht aus seiner ursprünglichen Arbeitsmappe entfernt. Ist das Kontrollkästchen dagegen deaktiviert, entfernt Excel das Arbeitsblatt aus seiner ursprünglichen Arbeitsmappe und verschiebt es in die neue Arbeitsmappe.

Verschieben oder kopieren Sie ein Arbeitsblatt innerhalb der aktuellen oder in eine andere Arbeitsmappe

TIPP Sie können eine Arbeitsmappe innerhalb einer Arbeitsmappe auch verschieben, indem Sie die -Taste gedrückt halten und das Blattregister der Arbeitsmappe in der Blattregisterleiste an die gewünschte Position ziehen.

Nachdem das Arbeitsblatt in der gewünschten Arbeitsmappe eingefügt wurde, können Sie die Reihenfolge der Arbeitsblätter ändern, das Blattregister ausblenden, ohne das Arbeitsblatt zu löschen, das Blattregister wieder einblenden und die Farbe des Blattregisters ändern.

TIPP Wenn Sie ein Arbeitsblatt in eine andere Arbeitsmappe kopieren und die alte Arbeitsmappe das gleiche Design aufweist wie die neue, behält das Arbeitsblatt seine Registerfarbe. Wurde für die neue Arbeitsmappe ein anderes Design definiert, wird die Farbe des Blattregisters an das neue Design angepasst. Weitere Informationen zu den Office-Designs finden Sie in Kapitel 4, »Das Erscheinungsbild von Arbeitsmappen ändern«.

Falls Sie ein bestimmtes Arbeitsblatt nicht mehr benötigen (vielleicht haben Sie es nur angelegt, um zwischenzeitlich einige Zahlen speichern zu können), können Sie das Arbeitsblatt schnell und einfach löschen.

Bestimmtes Arbeitsblatt anzeigen

1. Klicken Sie in der Blattregisterleise (in der unteren, linken Ecke des App-Fensters) die Registerkarte des Arbeitsblatts an, das Sie anzeigen wollen.

Neues Arbeitsblatt einfügen

1. Klicken Sie in der Blattregisterleiste auf die Schaltfläche Neues Blatt.

Ändern des Namens eines Arbeitsblatts

1. Doppelklicken Sie unten in der Blattregisterleiste auf das Arbeitsblatt, das Sie umbenennen wollen.

2. Geben Sie den neuen Namen ein.

3. Drücken Sie die -Taste.

Verschieben eines Arbeitsblatts innerhalb einer Arbeitsmappe

1. Klicken Sie das Arbeitsblatt, das Sie verschieben wollen, in der Blattregisterleiste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Verschieben oder kopieren.

2. Verwenden Sie im Dialogfeld Verschieben oder kopieren die Elemente in der Liste Einfügen vor, um festzulegen, wo das Arbeitsblatt nach dem Verschieben stehen soll.

3. Klicken Sie auf OK.

oder

1. Ziehen Sie die Blattregisterkarte des Arbeitsblatts an die gewünschte Position auf der Blattregisterleiste.

Verschieben eines Arbeitsblatts in eine andere Arbeitsmappe

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, in die Sie ein Arbeitsblatt aus einer anderen Arbeitsmappe verschieben wollen.

2. Klicken Sie in der Quellarbeitsmappe das Arbeitsblatt, das Sie verschieben wollen, in der Blattregisterleiste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Verschieben oder kopieren.

3. Öffnen Sie im Dialogfeld Verschieben oder kopieren das Listenfeld Zu Mappe und wählen Sie dort die Zielarbeitsmappe aus.

4. Verwenden Sie im Dialogfeld Verschieben oder kopieren die Elemente in der Liste Einfügen vor, um festzulegen, wo das verschobene Arbeitsblatt stehen soll.

5. Klicken Sie auf OK.

Kopieren eines Arbeitsblatts innerhalb einer Arbeitsmappe