MANDL & SCHWARZ VERLAG

Horst Grossmann

Das Grundlagenbuch zu Microsoft Office 2016 für Mac

Word, Excel. PowerPoint, Outlook und OneNote hilfreich erklärt

Inhalt

Willkommen! Eine Kurzeinführung

Vorab zwei Schritte: installieren und aktivieren

Der Installationsprozess

Aktivierung

Dokumentation und Hilfen

Texte im Griff mit Microsoft Word

Erste Schritte

Starten von Word

Erzeugen von Dokumenten

Die Benutzeroberfläche

Speichern von Dokumenten

Das Drucken von Dokumenten

Beenden von Word

Arbeiten mit Text

Eingeben von Text

Sonderzeichen bestimmen

Einen Seitenumbruch einfügen

Textbausteine verwenden

Bearbeiten von Text

Versetzen der Einfügemarke

Markieren von Text

Löschen, Kopieren und Verschieben von Text

Formatierungszeichen

Suchen und Ersetzen

Die Schnellsuche

Ersetzen von Text

Die erweiterte Suche

Die Gestaltung von Text

Schriften und Zeichenformatierung

Schriftgestaltung

Schriftformate

Schriften

Schriftgröße

Schriftstil

Schriftfarbe

Texteffekte

Übertragen von Formaten

Der Umgang mit Absätzen

Varianten der Textausrichtung

Zeilenabstände einstellen

Einzüge festlegen

Tabulatoren setzen

Mit Rahmen gestalten

Die Vermeidung von Satzfehlern durch Absatzkontrolle

Arbeiten mit Formatvorlagen

Ersetzen von Formatierungen

Das Prinzip von Formatvorlagen

Erstellen von Formatvorlagen

Zuweisen von Formatvorlagen

Ändern und Löschen von Formatvorlagen

Organisieren von Formatvorlagen

Mit Abschnitten strukturieren

Der Abschnittsumbruch

Bestimmen der Seitenausrichtung

Das Einrichten von Seitenrändern

Das Anlegen von Spalten

Seitenzahlen und Zeilennummern

Gestaltungselemente

Kopf- und Fußzeilen

Aktivieren des Kopf- und Fußzeilen-Modus

Einfügen und Bearbeiten

Die Option »Erste Seite«

Gerade und Ungerade Seiten

Abschnittsbezogene Kopf- und Fußzeilen

Tabellen entwerfen

Konvertieren von Text in Tabellen

Einfügen einer Tabelle

Modifizieren der Tabellendimensionen

Modifizieren von Abmessungen

Modifizieren von Tabellenstrukturen

Zeichnen von Tabellen

Formatieren von Tabellen

Formatieren von Tabellentext

Listen konstruieren

Aufzählungen

Nummerierungen

Mit Formeln arbeiten

Textfelder

Ansichten

Drucklayout

Entwurf

Gliederung

Weblayout

Vollbildansichten

Der Umgang mit Fenstern

Darstellungsmaßstäbe einstellen

Die Randleiste

Nützliche Hilfsmittel im Alltag

Die Rechtschreibprüfung für fehlerfreie Texte

AutoKorrektur

Grammatikprüfung für gutes Deutsch

Thesaurus – Synonyme finden und einsetzen

Silbentrennung für ein harmonischeres Layout

Inhaltsverzeichnisse erstellen

Das Generieren eines Index

Fuß- und Endnoten

Serienbriefe für die Massen

Anpassen von Word

Programmübergreifende Office-Funktionen | Mehrwert für Sie

Office und OS X, das Mac-Betriebssystem

Die Startzentralen

Vorlagen-Kataloge

Dokumenten-Kataloge

Menübänder

Designs für ein einheitliches Dokumentlayout

Bearbeitung von Bildern

Bildgröße und Bildausschnitt bestimmen

Bildkorrekturen vornehmen

Verfremden von Bildern

Entfernen von Hintergründen

Bildformatvorlagen

Der Umgang mit grafischen Objekten

Formen

»SmartArt«-Grafiken

Effekte

Hilfsmittel zum Platzieren und Gestalten

Kommentare

Das »Datei«-Menü – die Schnittstelle zum Betriebssystem

Speichern in der Wolke

Intelligentes Suchen

Visual Basic

Objektorientierte Programmierung

Die Entwicklungsumgebung

Mehr als nur Tabellen – Kalkulieren mit Excel

Erste Schritte mit Excel

Die Tabelle

Bewegen in Tabellenblättern

Markieren von Zellbereichen

Die Eingabe von Informationen

Manuelle Eingabe

Verändern von Zellinhalten

AutoAusfüllen

Übertragung von Zellinhalten

Die Darstellung von Informationen

Formatieren von Text

Formatieren numerischer Daten

Benutzerdefinierte Zahlenformate

Formatierung von Zellen

Zellenformatvorlagen

Tabellenblätter und Arbeitsmappen

Die Arbeitsmappe

Das Tabellenblatt

Anpassen von Zellabmessungen

Einfügen und Löschen von Zellen

Zusammenfassen von Zellen

Gleichzeitiges Bearbeiten mehrerer Tabellen

Excel-Tabellen – oder besser »Daten-Tabelle«

Ansichtssachen

Arbeitsmappen-Ansichten

Orientierungshilfen

Fenster

Benutzerdefinierte Ansichten

Kalkulieren mit Excel – auf mehreren Ebenen

Formeln

Mathematische Operatoren

Vergleichsoperatoren

Textoperator

Bereichsoperatoren

Relative und absolute Adressierung

Verweise auf Zellen in anderen Tabellenblättern

Namen definieren – zur Erleichterung

Funktionen – auch aus der Bibliothek

Funktionen und Formeln

Die Funktionsbibliothek

Rechnen mit Tabellen

Fehlersuche

Grafische Darstellungen

Sparklines

Diagramme

Kreisdiagramme

Säulendiagramme

Punktdiagramme

Drucken

Kopf- und Fußzeilen

Seitenformatierung

Weitere Einstellungen zur besseren Ausgabe

Fortgeschrittene Anwendungen

Bedingte Formatierung bringt die Details ans Licht

Filter – zum Fokussieren auf das Wesentliche

Pivot-Tabellen – Daten analysieren per Generator

Zielwertsuche – zum Probleme-Lösen

Vielfältiges Anpassen von Excel

Ideen visualisieren: Präsentieren mit PowerPoint

Präsentieren – mit der richtigen Idee

Erste Schritte mit PowerPoint

Erstellen einer Präsentation

Die Nutzer-Oberfläche vom PowerPoint

Mit Folien arbeiten

Einfügen von Folien

Folienhintergründe gestalten

Folienmaster

Platzhalter und Felder

Folienobjekttypen

Hilfsmittel für die Foliengestaltung

Umgang mit Folien

Ansichten

Normal- und Gliederungsansicht

Notizblatt

Referentenansicht

Masteransichten

Präsentieren mit Bewegung

Interaktive Schaltflächen

Folienübergänge

Animationen

Eingangseffekte

Ausgangseffekte

Hervorhebungseffekte

Bewegung

Anpassen von PowerPoint: die Klassiker

Alles in einem: Kommunizieren mit Outlook

Erste Schritte

Das Modul »E-Mail«

Einrichten von E-Mail-Konten

Einrichten von POP- und IMAP-Konten

Einrichten von Exchange-Konten

Import von Konten-Informationen und -Inhalten

Nachrichten organisieren

Postfächer

Verfassen und Versenden von Nachrichten

Antworten und Weiterleiten

Nachverfolgung

Signaturen

Anlagen

Regeln

Stellvertretungen

Ansichten

Anpassen des Hauptfensters und des Navigationsbereichs

Die Gestaltung der Nachrichtenliste

Unterhaltungen

Gemeinsamkeiten

Betriebsmodi

Kategorien

In Outlook suchen

Filter

Informationen in Ordnern strukturiert verwalten

Kalender

Kalenderansichten

Eintragen von Terminen

Besprechungen

Personen

Das Erstellen eines Kontakts

Erstellen einer Kontaktgruppe

Mail an Kontakt

Die Suche nach Personen

Aufgaben managen

Notizen anfertigen

Anpassen von Outlook

Informationen verwalten mit OneNote | Ausklang

Willkommen! Eine Kurzeinführung

Ein kleines Vorwort

Vielen Dank, dass Sie sich für das Grundlagenbuch zu Microsoft Office 2016 für Mac aus dem Mandl & Schwarz-Verlag interessieren.

Basics: kurz & knapp

Das Warten soll sich lohnen: Knapp fünf Jahre nach Vorstellung der Vorgängerversion und vier Monate nach Veröffentlichung eines öffentlichen Previews hat Microsoft die finale Fassung von Office 2016 für OS X Anfang Juli 2015 offiziell freigegeben. Neben den vollständig überarbeiteten Versionen von Word, Excel, PowerPoint und Outlook ist jetzt auch OneNote Bestandteil des Pakets. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Buches ist die neue Ausgabe nur in Zusammenhang mit einem gültigen Abonnement von Office 365 einsetzbar.

Dieses Buch möchte Sie mit der grundlegenden Arbeitsweise der einzelnen Office-Programme vertraut machen. Rein logische Gesichtspunkte würden es erfordern, mit den Funktionen zu beginnen, die in allen Office-Programmen nutzbar sind. Da dies jedoch auch ein Buch für Einsteiger sein soll, beschäftigen wir uns als Erstes mit der Textverarbeitung Word. Erst dann kommen die gemeinsam nutzbaren Funktionen an die Reihe. Danach geht es weiter mit Excel und PowerPoint. Nach einem Kapitel über Outlook beschließt eine kurze Behandlung von OneNote das Buch.

Alles auf einem Stand, unabhängig vom Gerät

Microsoft beabsichtigt, die OS X- und die Windows-Ausgabe auf den gleichen Stand zu bringen. Erscheinungsbild und Funktionsumfang sollen identisch sein. Davon mögen Anwender profitieren, die mit beiden Systemen arbeiten müssen. Allerdings: die Identität hat Grenzen. Office 2016 für OS X verfügt nach wie vor über eine Menüzeile. Fehlt es Microsoft hier etwa am Mut, im Macintosh-Bereich alte Zöpfe abzuschneiden? Unterschiede lassen sich auch bei Details finden. So fehlt etwa der Macintosh-Variante die Live-Vorschau beim Formatieren.

Mit Erscheinen der neuen Version haben wir nun das Vorgängerbuch Office:mac 2011 komplett aktualisiert und erweitert. Selbst wenn sich dabei die Zahl der funktionalen Neuerungen in Grenzen halten mag: Die neue Oberfläche mit den – bei neuen Ausgaben in alter Microsoft-Tradition – stark verwirbelten Bedienelementen vermittelt generell das Gefühl vollkommen neuer Programme.

Was Sie von diesem Buch erwarten können

Die Zielsetzung dieses Buches jedoch bleibt unverändert: Wir bringen Ihnen die gebräuchlichsten Funktionen der einzelnen Office-Bestandteile nahe. Was die Auswahl der Themen betrifft, kann diese nur willkürlich sein und basiert auf eigenen, langjährigen Erfahrungen mit den Office-Anwendungen – und zwar sowohl mit Macintosh- als auch mit Windows-Versionen.

Darüber hinaus halten Sie hier keine »schlichte Bedienungsanleitung«, sondern ein (in Ihrem Sinne, hoffentlich) kritische Lektüre in den Händen: Denn auch bei Erstellung des Buches gab und gibt es in Microsoft Office (zu) viele mehr oder weniger kleine Unstimmigkeiten oder fehlende Funktionalitäten, welche immer wieder die Frage »Fehler oder Feature« hervorrufen. An vorderster Stelle sind dabei die Bereiche Tastaturkürzel, Visual Basic sowie der Import von Informationen in Outlook zu nennen. Daher haben wir dieses System für Sie installiert:

Leichter lesen – Ihr Leitsystem

Bevor wir beginnen, möchte ich noch kurz erläutern, mit welchen Bild- und Tasten-Symbolen wir Sie beim Gebrauch dieses Buchs noch weiter unterstützen.

Grundwissen: Diese Kennzeichnung taucht immer dann auf, wenn es um die Bedienung im Allgemeinen geht. Hier vermitteln wir auch grundsätzliche Details, die Ihnen den Umgang mit dem Programm erleichtern.

Tipp: Ob hilfreiche Tastenkombination, unentdeckte Funktionen oder wenig bis gar nicht bekannte Bearbeitungsmethoden: hier weisen wir Sie auf Zusatz-Information und allerlei Tipps & Tricks hin.

Achtung: Damit Sie eher weniger als mehr Arbeit haben: Damit warnen wir Sie vor typischen Fehlern, die der oftmals unbedarfte Einsteiger gerne einmal macht.

Feedback willkommen und Worte des Dankes

Das Office-Paket ist auch in seiner aktuellen Version ein leistungsfähiges Programmpaket, mit dem Sie Ihr Aufgaben im Büroalltag und im privaten Bereich erledigen. Mit der Lektüre dieses Grundlagenbuches können Sie von den Vorzügen eines aktuellen Programm-Klassikers profitieren.

So freuen wir uns, wenn Ihnen dieses Buch gefallen hat. Teilen Sie uns doch bitte Ihre Eindrücke mit und senden Sie uns auch Ihre Kritik. Sie erreichen uns dazu über office16@mandl-schwarz.de. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir über dieses Buch hinaus keinen persönlichen Support leisten.

Ein Dankeschön für ihre geleistete Unterstützung geht an Frau Diana Heinrichs von Microsoft Deutschland GmbH. Bei den Herren Michael Schwarz und Daniel Mandl vom Mandl & Schwarz-Verlag bedanke ich mich für ihre Geduld und für die wiederum sehr angenehme Zusammenarbeit.

Ich wünsche Ihnen nun viel Spaß mit Office 2016 für Macintosh und beim Lesen dieses Buches!

Horst Grossmann

München, im Dezember 2015

PS: Wer sich zu diesem und anderen Themen rund um den Mac auf dem Laufenden halten will, dem sei der Newsletter des Verlages empfohlen: Dort erfahren Sie von Neuerscheinungen, kostenlosen Zusatzkapiteln und hilfreichen Hinweisen:

www.mandl-schwarz.com/newsletter/

Vorab zwei Schritte: installieren und aktivieren

Vor jeglicher Nutzung eines Programms ist dessen Installation angesagt. Als Voraus­setzung für Office 2016 gibt Microsoft einen Macintosh mit OS X 10.10 Yosemite an. Das Installationsprogramm überprüft dies zu Beginn einer Installation und bricht ab, falls sie nicht erfüllt ist, weshalb Sie die Überprüfung unbedingt vor dem Kauf einer Lizenz vornehmen sollten.

Die Überprüfung der System-Voraus­setzung durch das Installationsprogramm.

Für die Installation selbst benö­ti­gen Sie Administratorrechte. Sollten Sie darüber nicht ver­fügen, wenden Sie sich an einen Administrator Ihres Vertrauens, der Ihnen die Software in­stal­liert oder Ihnen zumindest für die Dauer der Installation diese Rechte gewährt. Nach der Installation verlangt Microsoft eine Aktivierung des Produktes.

Der Installationsprozess

Vor der Installation müssen Sie sich die Software von einem Microsoft-Server herunterladen, denn Office-CDs oder -DVDs gelten inzwischen anscheinend als uncool und werden wohl deshalb von Microsoft auch nicht produziert.

Melden Sie sich also an Ihrem Microsoft-Konto an und laden Sie sich die Software herunter und starten Sie dann das Installationsprogramm. Die nachfolgend beschriebene Installation erfolgte unter Mac OS X 10.10.5 Yosemite.

Die Installation selbst gestaltet sich einfach und besteht im Wesentlichen aus »Durch­klicken«. Eine Auswahl von Funktionalitäten wie in früheren Versionen bietet Microsoft nicht mehr an – es gilt jetzt das Prinzip ganz oder gar nicht.

Und natürlich erwartet »Microsoft«, dass Sie deren Softwarelizenzvertrag akzeptieren.

Beim Installationstyp besteht für Sie Wahlfreiheit lediglich hinsichtlich des Installationsortes. Nach dem Klick auf »Installieren« beginnt die eigentliche Installation, die selbst gar nicht mal so lange dauert.

Wenn dieser Dialog erscheint, war die Installation im Prinzip erfolgreich.

»Microsoft« beglückt Sie zum Abschluss der Installation mit Informationen zu Neuheiten in »Word«.

Achtung: Sofern Sie mit OS X El Capitan arbeiten, sollten Sie mindestens die Version OS X 10.11.1 (und höher) verwenden, da erst darüber die Kompatibilität mit Office 2016 gewährleistet ist.

Aktivierung

Wie schon bei Office:Mac 2011 erfordert die Nutzung von Office 2016 Mac eine Aktivierung nach der Installation. Diesen Prozess starten Sie mit einem Mausklick auf Erste Schritte.

Für die Aktivierung von »Office 2016 Mac« müssen Sie sich an ein »Microsoft«-Konto anmelden.

Geben Sie in diesem Dialog den Namen Ihres »Microsoft«-Kontos ein.

Nach der Eingabe des Passworts und dem Klick auf »Anmelden« erfolgt die Prüfung auf eine gültige Lizenz.

Ist alles rechtens, können Sie jetzt für das Erscheinungsbild von »Office« zwischen »Farbig« und »Klassisch« wählen.

Dann könnten Sie eigentlich anfangen, mit »Word« zu arbeiten …

… wenn nach dem Mausklick auf die Taste »Mit der Verwendung von Word beginnen« nicht noch eine Überprüfung auf Updates erfolgen würde.

Obwohl Office 2016 Mac zur Zeit der Erstellung dieses Buches gerade frisch auf den Markt gekommen war, stellte Microsoft bereits Updates zu Verfügung.

Es empfiehlt sich, verfügbare Updates gleich zu installieren.

Dokumentation und Hilfen

Sie werden sicher zu dem ein oder anderen Thema weitergehende Informationen benötigen. Nahelie­gend ist natürlich die Office Bildschirmhilfe.

Das Startfenster der Bildschirmhilfe von »Word«.

Neben einem Überblick über die Neuerungen enthält sie Angaben zu den grundlegenden Funktionen. Ausführlichkeit sieht allerdings anders aus. Etwas mehr Informationen bietet die Onlinehilfe. Sie zeigt die Informationen im gleichen Fenster an wie die Bildschirmhilfe. Ein dedizierter Aufruf ist nicht erforderlich, es genügt, einen Suchbegriff in das Feld am rechten oberen Fensterrand einzugeben.

Zwischen Onlinehilfe und Bildschirmhilfe von »Word« ist kaum ein Unterschied zu entdecken.

Das unter der Rubrik Video und Schulung aufgeführte Dokument Word 2016 für Mac – Grundlagen war allerdings etwa zwei Monate nach der Veröffentlichung von Office 2016 Mac noch nicht verwendbar. Das Herunterladen der Schnellstartleitfäden bereitete dagegen keine Probleme.

Die »Schnellstartleitfäden« bieten einen kompakten Überblick über den Umgang mit den einzelnen »Office«-Anwendungen.

Insgesamt ist die Dokumentation zur neuen Office-Ausgabe noch spärlich. Wie bereits erwähnt, hält sich die Zahl der funktionalen Neuerungen in Grenzen. Insofern können Sie die Hilfen, Dokumente etc. zur Vorgängerversion weiter nutzen – Sie müssen lediglich die Positionen der entsprechenden Werkzeuge in der neuen Version finden.